Знай и применяй: важное о персональных данных сотрудников

Источники получения персональных данных работодателем

Персональные данные сотрудников работодатель собирает из нескольких источников. Это документы при приеме на работу, личная карточка работника, и все документы, созданные в процессе трудовой деятельности.

Так, на этапе приема на работу персональные данные присутствуют в анкете, личном листке по учету кадров, заявлении о приеме, паспорте, трудовой книжке, трудовом договоре, СНИЛС, свидетельстве о браке и рождении детей, справке о доходах от предыдущего работодателя.

И других документах, например, в приказах по личному составу, докладных и аналитических записках, резюме, справках.

Сбор персональных данных без письменного согласия работника

Собирать персональные данные без письменного согласия работника разрешается в нескольких ситуациях.

Например, если речь идет о подготовке трудового договора со стороны работодателя. И требуется указать ФИО сотрудника, то запрашивать у него письменное разрешение не требуется. Эту информацию он представляет сам.

Аналогично с внесением информации об образовании на основании предоставленного диплома.

Работодатель вправе собирать сведения о состоянии здоровья сотрудника, если законом установлены медицинские ограничения по должности.

Уничтожение документов с персональными данными

Документы с персональными данными уничтожаются если срок их хранения истек. Вся информация о сроках хранения такой документации содержится в приказе № 236 от 20.12.2019 Росархива.

Назначение ответственного за обработку персональных данных

Обязанность работодателя – издать приказ и назначить лицо, которое будет нести ответственность за процесс обработки персональных данных сотрудников. Традиционно, это представитель отдела кадров компании.

Законом разрешено передавать эту функцию другому лицу, которое не является сотрудником компании. При этом работодатель по-прежнему несет всю ответственность перед сотрудниками за результаты работы такого лица. А лицо, которому работодатель передал задачу по обработке персональных данных, отвечает непосредственно перед ним.

Хранение персональных данных в компании

Правила хранения документов с персональными данными зависят от носителя.

Персональные данные на бумаге хранятся в сейфах или несгораемых шкафах. А также в архиве – специально оборудованном для этих целей помещении. Рекомендации к обустройству таких хранилищ отражены в приказе № 526 от 31.03.2015 Минкультуры.

Мы знаем сколько нововведений в части ведения кадрового делопроизводства (КДП) появляется каждый год. И это действительно «головная боль» каждого работодателя. С аутсорсингом ведения КДП вы высвобождаете время и человеческий ресурс на решение приоритетных стратегических задач. А еще экономите до 30% бюджета!

Оставьте заявку прямо сейчас и получите наглядный расчет экономии с аутсорсингом КДП по сравнению с затратами на кадровую службу.

Подробнее об услуге аутсорсинга ведения КДП от Talent Pool можно узнать здесь.