Храним по-новому. Поменялись сроки хранения документов

18 февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Данный документ утвердил новые сроки хранения типовых управленческих архивных документов. До этого срока действовал приказ Министерства культуры от 25.08.2010 N 558, уже утративший силу.

Что поменялось?

Сократился срок хранения лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, которые оформлены после 1 января 2003 года. Теперь он составит 50 лет. Раньше такие документы надо было хранить 75 лет (и, собственно, для документов, оформленных до 1 января 2003 года, срок таким и остался).

Также сократился срок хранения следующих документов:

• документы о дисциплинарных взысканиях (3 года вместо 5 лет)
• заявки о потребности в иностранцах (1 год вместо 5 лет);
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (пять лет, а не постоянно);
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (45 лет, а не постоянно).

А вот для ряда кадровых документов срок хранения увеличился:

• документы о получении заработной платы и других выплат (с 5 до 6 лет)
• график отпусков (с 1 до 3 лет)
• книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков (с 3 до 5 лет).

Кроме того, сроки хранения гражданских договоров Росархив приравнял к трудовым. Документы по сделкам с физлицами нужно хранить 50 лет (ст. 301 Перечня, утв. приказом № 236).

Это касается и актов о приемке работ или услуг по гражданским договорам. Срок для них установили такой же, как для кадровых документов. Если документы оформили после 1 января 2003 года, то хранить их следует 50 лет. Если бумаги старше, то 75 лет (примеч. 3 к Перечню, утв. приказом № 236, ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Ответственность регулируется различными нормативно-правовыми актами.

1.       Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

2.       Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

3.       Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.

Документ: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020