Электронный документооборот с работником? Скоро будет возможен!

Весна 2020 года изобилует нововведениями. Режим самоизоляции вскрыл необходимость ряда реформ, в число которых входит и упрощение документального взаимодействия.

На самом деле, подобное изменение назрело давно. Многие компании уже ведут электронный документооборот в тех областях, где это разрешено законодательством (например, обмен закрывающими документами с поставщиками).

Время и технологии диктуют переход на цифровой формат взаимоотношений. За счет него экономится время и офисное пространство для хранения, улучшается защита от фальсификации и порчи, облегчается поиск и доступ нужного документа в архиве.

Тем более, что в текущих условиях бумажные документы все чаще становятся неудобны. Например, «подвисает» вопрос вахтовиков, которые во время межвахтового периода практически не имеют возможности заполнить кадровые документы. Возникают сложности с оформлением нужных бумаг с дистанционными сотрудниками (зачастую даже из других городов), а компаний с подобными работниками и даже подразделениями становится все больше.

Первый шаг уже был сделан с введением электронных трудовых книжек. Настало время следующего этапа. Президент подписал закон №122-ФЗ от 24.04.2020, который позволяет компании полностью перейти на электронный документооборот.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат?

Закон разрешает перевести практические всё. Трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, приказы о командировках и отпусках, документы по охране труда и многие другие кадровые документы, в которых требуется личная подпись сотрудника.

При этом распечатывать и хранить бумажные варианты больше не потребуется.

За хранение и использование этих электронных документов отвечает работодатель.

Кто должен перейти?

Данный закон принят в рамках эксперимента по отмене бумажных документов (который продлится до 31 марта 2021 г), поэтому переход на электронный документооборот и его использование на данный момент являются добровольными. Эксперимент курирует Министерство труда, оно же отбирает организации для участия. Руководитель компании сам принимает решение об участии и определяет, какие конкретно группы документов переводить в электронную форму.

После окончания эксперимента, по его результатам, Минтруд будет принимать решение, стоит ли масштабировать подобный формат на все организации.

Большинство экспертов уверены, что итоги будут удачными, и с большой вероятностью после 31 марта 2021 года все компании будут обязаны перейти на электронный КД.

Как выглядит процесс перехода?

• После того, как решение принято (на данный момент это, напомним, добровольно), необходимо заблаговременно предупредить об этом работников. Это должно быть сделано за месяц до факта перехода на электронный кадровый документооборот, причем с сотрудников необходимо собрать письменные заявления об их согласии.

  Имейте в виду, что работник имеет право отказаться – и это не должно повлиять на условия его трудового договора. Причем принять решение об отказе он может в любой момент, единственное условие – предупредить работодателя за две недели.

  Также у сотрудников остается право запрашивать в организации бумажные копии кадровых документов.

• После того, как будут собраны заявления от персонала и решены оргвопросы, потребуется внести в текущие кадровые документы соответствующие поправки.

  Что нужно будет сделать в первую очередь?

  1.       Закрепить решение об использовании электронного КД в трудовом и коллективном договорах

  2.     Скорректировать права и обязанности сторон

  3.       Определить виды документов, которые должны будут оформляться с использованием электронной подписи и отразить их в ЛНА и/ или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Кто несет расходы?

Все затраты на внедрение электронного кадрового документооборота ложатся на компанию. Сюда входят расходы на приобретение и настройку соответствующего программного обеспечения, а также оформление электронных подписей для работников.

Правда, возможно расходы на подписи работодателю нести не придется.

На данный момент на рассмотрении находится проект Минкомсвязи России, согласно которому для подписи кадровых документов предложено использовать возможности портала Госуслуг. Чтобы работник мог воспользоваться такой возможностью, его аккаунт на портале должен быть подтвержден. В своем личном кабинете сотрудник сможет получить персональный электронный ключ и подпись. Эксперимент с электронными подписями предполагается ощуествить с 1 июня 2020 года по 1 июня 2021 года.

Документы

Федеральный закон №122-ФЗ от 24.04.2020

Проект документа: О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»