Электронный кадровый документооборот: как это будет?

Все больше сфер деятельности организации переходит в электронный формат. Время и технологии диктуют данный процесс. Почему так происходит? За счет цифровизации удается существенно повысить скорость обратной реакции, в том числе для получения и обмена документами. Кроме того, в таком формате документы легко хранить и невозможно потерять, не требуется специальных мест для хранения, повышается удобство и оперативность поиска. Процесс дошел и до сферы кадрового документооборота. В начале года «цифровые» изменения коснулись трудовой книжки. А затем был запущен эксперимент по переходу на электронный формат кадровой документации.

Федеральный закон об этом эксперименте вышел еще весной, 24 апреля 2020 года. В нем были описаны основные положения: предполагается, что работодатели откажутся от бумажных кадровых документов, формирование, ведение и хранение будет осуществляться только в электронном формате. При этом это будет касаться наиболее ключевых документов: либо тех, наличие которых в бумажном виде обусловлено требованиями законодательства, либо тех, с которыми работник должен быть ознакомлен под роспись. Для отдела кадров это во многом будет упрощением работы.

Тем не менее, многие частные нюансы, касающиеся порядка эксперимента и требований для участия, оставались неясными. Разъяснения по этому поводу последовали от Минтруда РФ в приказе № 240н от 14.05.2020, который ответил на многие вопросы.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Согласно приказу Минтруда, каждая компания, участвующая в эксперименте, сама определяет, какая документация будет переведена в электронный формат, к примеру, приказ о приеме на работу, трудовой договор, график отпусков, договор о материальной ответственности и др. В приложении №3 приказа содержится полный список доступных для «оцифровки».

Кто имеет право участвовать в эксперименте

По сути дела, большого количества ограничений нет – ни по уровню дохода, ни по количеству сотрудников. Единственный нюанс – очевидно, пока нет возможности подключиться у индивидуальных предпринимателей, поскольку в форме заявления не содержится нужных параметров.

Компания может подключить к эксперименту как работников-«новичков», так и давно трудящихся сотрудников, важно только получить от них письменное заявление на участие.

Однако одно ограничение все же есть: в цифровом эксперименте не могут принять участие те работники, которые:

• Работают дистанционно
• Временно отправлены в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Как подготовиться к эксперименту

Перед запуском эксперимента в своей компании работодателю необходимо:

• утвердить список экспериментальных кадровых документов (напоминаем, что трудовые книжки включать нельзя);
• выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
• за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
• сформировать и утвердить список работников-участников;
• при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
• при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Кроме того, в компании должна быть либо собственная информационная система, которая адаптирована под хранение электронной кадровой документации, либо подключенный доступ к системе «Работа в России» (представляет собой общероссийскую базу вакансий).

Как стать участником эксперимента

Для этого требуется подать в Минтруд заявление (образец которого содержится в приложении №1 к приказу № 240н от 14.05.2020. Срок подачи заявления – до 1 декабря 2020 года (после этого срока участие будет уже невозможно).

В заявлении потребуется указать:

• 1.    Наименование организации.
• 2.    ИНН организации.
• 3.    Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
• 4.    Ориентировочное число работников, которые будут участвовать в эксперименте.
• 5.    Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
• 6.    Место проведения эксперимента.
• 7.    Должность, ФИО и подпись руководителя.

Окончание эксперимента приходится на 31 марта 2021 года. Дата старта в каждой компании назначается индивидуально.

При этом, даже если руководитель компании подал заявление об участии (и его приняли), но по каким-то причинам решил отказаться от эксперимента, он может отказаться в любой момент. Для этого тоже предусмотрено заявление, образец которого находится в приложении №2 к Приказу.

Как строить работу с информационной системой 

Весь электронный кадровый документооборот можно построить либо через свою информационную систему (ИС), либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы будут создаваться, использоваться и храниться в собственной ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Обратите внимание, что совершенно без системы «Работа в России» обойтись будет невозможно. Скорее всего, потребуется настройка собственной ИС для полноценного взаимодействия с ней, поскольку работники имеют право сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России». Она будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она будет находиться в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Каким образом подписывать электронные кадровые документы

Все будет зависеть от того, каким сервисом будет пользоваться компания.

«Работа в России».
Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная информационная система.
Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

При этом все расходы по обеспечению работников электронными подписями работодатель должен взять на себя. Также нельзя отказать в приеме кандидату из-за того, что у него нет электронной подписи.

Как осуществляется хранение электронных кадровых документов

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Компания должна быть готова предоставить электронные документы по запросу надзорных органов и профсоюзов. Такие документы можно будет предоставить в двух вариантах: либо в виде заверенной бумажной копии, либо в электронном виде с УКЭП.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

• 1 августа 2020
• 1 декабря 2020
• 2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Можно ли получить поддержку

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru. Для этого потребуется указать тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавить в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы в течение 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Документы:

Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой” 

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. № 240н “Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)