Электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года во всех организациях вместо бумажной трудовой книжки может использоваться цифровой документ. К концу года необходимо, чтобы все работники компании определились, в каком формате будет вестись их трудовая.

Зачем?

Такой формат призван обеспечить прозрачность информации и в интересах сотрудников, и в интересах нанимающих их компаний. И те, и другие получат стабильный и простой доступ к правдивым сведениям о стаже работника.

Все ли должны перейти на цифровые трудовые книжки?

Переход к виртуальному виду является добровольным и будет производиться только после письменного заявления сотрудника. В этом случае бумажный носитель выдается на руки и тогда за ее сохранность отвечает сам сотрудник (а хранить ее нужно, поскольку в ней содержится информация о стаже до текущего года). Возвращение к бумажному варианту станет невозможным.

Если работник против перехода, отдел кадров обязан продолжать вести трудовую книжку в привычном виде (а параллельно заполнять и электронную версию). Важно, что даже при переходе на другое место, сотрудник, который выбрал бумажную трудовую книжку, сохраняет право на ее дальнейшее ведение именно в этом формате. Но при этом никто не лишает его возможности передумать в любой момент – и перейти на цифровой формат.

До 30 июня 2020 года работодатель обязан сообщить каждому своему сотруднику об изменениях в оформлении трудовой книжки и праве выбрать ее формат, причем это уведомление должно быть в письменном виде. А определиться с форматом документа необходимо до 1 января 2021 года– и подать об этом заявление своему нанимателю в свободной форме. Если по объективным причинам (они перечислены на сайте ПФР) не удалось подать заявление в обозначенные сроки, это можно сделать позже в момент нового взаимодействия с работодателем.

Для тех, кто начнет свою трудовую карьеру с 1 января 2021 года, должна будет оформляться исключительно электронная трудовая книжка.

Что будет указано в электронной трудовой книжке и где их можно посмотреть?

Данные будут, собственно, те же, что и обычном формате: место работы, период занятости, должность, уровень квалификации, даты приема/ перевода/ увольнения, основание прекращения трудовых отношений. Не будет только пометок об образовании сотрудника и его поощрениях.

Сотрудник сможет получить доступ к информации из своей электронной трудовой либо в личном кабинете портала госуслуг, либо на сайте ПФР. Чтобы войти в личный кабинет, потребуется зарегистрироваться в ЕСИА (Единой системе идентификации и аутентификации).

Хранение сведений будет производиться в электронных ресурсах ПФР, чтобы сформировать полную и объективную информацию о реальном трудовом стаже человека.

Что делать сотруднику, если понадобилось иметь на руках подтверждение трудового стажа?

Сотрудник сможет получить выписку из своей электронной трудовой книжки несколькими способами:

• обратившись по последнему месту работы
• через портал Госуслуг
• в региональном офисе ПФР
• в местном отделении МФЦ

При этом выписка может быть либо в печатном, либо в электронном виде с цифровой подписью.

А услуга не привязывается к месту проживания или работы человека и предоставляется по месту запроса.

Что надо помнить работодателю?

С 1 января 2020 года работодатель должен каждый месяц, не позднее 15-го числа передавать в ПФР сведения за предшествующий месяц, если в течение него состоялись прием, перевод, увольнение кадрового состава или сотрудник подал заявление о выбранном формате трудовой книжки.

При передаче таких данных в первый раз, страхователь должен дополнительно предоставить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. На основании всех этих данных будет формироваться наполнение электронных трудовых книжек.

А с 1 января 2021 года кадровикам придется стать оперативнее: о приеме или увольнении работника необходимо будет сообщать в Пенсионный фонд уже на следующий день после издания соответствующего внутреннего документа.

Данные должны передаваться по форме СЗИ-ТД. Первый отчет необходимо предоставить уже 17 февраля 2020 года, но только в том случае, если в январе 2020 года случились какие-то изменения или перемещения кадрового состава. Нулевую отчетность сдавать не нужно.

Документ: Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»