7 ВАЖНЫХ ДЕЛ КАДРОВОГО ОТДЕЛА, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ОТЛОЖИТЬ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ

Для этого руководитель компании должен утвердить график отпусков, а  все сотрудники должны ознакомиться с ним под подпись.
Согласно ТК РФ (ч. 1 ст. 123) график отпусков должен быть в каждой компании. На следующий календарный год он должен быть утвержден руководителем не позднее 17 декабря. В противном случае грозит штраф на 50 тыс. руб.

ПЕРЕДАТЬ В БУХГАЛТЕРИЮ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Для этого необходимо передать в бухгалтерию формы первичных учетных документов отдела кадров и их перечень. Формы первичных документов руководитель утверждает в составе бухгалтерской учетной политики до 31 декабря (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете).
Чтобы утвердить формы первичных учетных документов отдела кадров:
1. Проверьте документы, которые применяете для оформления кадровых ситуаций.
2. Если нужно, скорректируйте формы.
3. При необходимости дополните комплект новыми формами, например приказом о направлении сотрудника на независимую оценку квалификации.
4. Передайте в бухгалтерию перечень форм документов отдела кадров с пояснениями, формы новых и измененных документов. Срок, когда предоставите эту информацию, согласуйте с бухгалтерией.

УТВЕРДИТЬ ПЛАН РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ВОИНСКОГО УЧЕТА

Руководитель компании должен утвердить согласованный с военкоматом план работы по ведению воинского учета. В случае если в компании есть сотрудники, подлежащие воинскому учету, необходимо разработать и до 31 декабря утвердить план работы по ведению воинского учета (п. 37 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008).
Чтобы утвердить план работы по ведению воинского учета необходимо:
1. Заполнить форму плана (приложение № 17 к Методическим рекомендациям).
2. Согласовать проект плана с военкоматом по месту нахождения компании. Если на вашей территории военного комиссариата нет, направьте план в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет.
3. Утвердить план у руководителя.
4. Направить заверенную копию утвержденного плана с сопроводительным письмом в военкомат или орган местного самоуправления.

ОБНОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ НА 2017 ГОД

Руководитель должен  подписать новые доверенности, приказы о распределении полномочий и другие документы, которые будут действовать с  1 января 2017 года.
Документы, которые наделяют сотрудников полномочиями, как правило, выдают на календарный год. Вместо тех, чей срок заканчивается к 31 декабря, заранее издайте документы, которые начнут действовать с 1 января. Чтобы актуализировать документы на 2017 год нужно:
1. Проверить срок действия доверенностей. Если он истекает в декабре 2016-го, составить новые и подписать у руководителя.
2. Проверить, нужно ли обновить содержание приказов о распределении полномочий, например, в части подписания кадровых документов и др. Если да, то нужно подготовить приказы и подписать у руководителя.
3. Проверить, есть ли еще документы (приказы, договоры, графики, планы и т. д.), которые прекратят действие 31 декабря, но понадобятся в следующем году. Если да, составить их проекты и подписать у руководителя.

УТВЕРДИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА 2017 ГОД

Руководитель должен утвердить номенклатуру дел отдела кадров на 2017-й в составе номенклатуры дел организации. Ежегодно заново составлять номенклатуру дел нет необходимости. Нужно лишь  уточнить его, перепечатать с правками и утвердить у руководителя.
Чтобы скорректировать содержание номенклатуры дел на 2017 год необходимо:
1. Добавить дела, которые будут формироваться в 2017 году, если их нет в номенклатуре 2016-го;
2. Удалить дела, которые не будут формироваться в 2017 году, если такие есть в номенклатуре 2016-го;
3. Изменить сведения о сроках хранения документов по личному составу.
С 13 марта 2016 года срок хранения документов по личному составу, которые созданы после 2003-го, сократился до 50 лет. Эти изменения необходимо отразить в номенклатуре дел отдела кадров.

ПРОВЕРИТЬ, ЕСТЬ ЛИ КОМПАНИЯ В ПЛАНЕ ПРОВЕРОК НА 2017 ГОД

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры (plan.genproc.gov.ru) и убедиться, что вашей компании нет в сводном плане проверок на 2017 год. Если компания указана в перечне, необходимо уведомить об этом руководителя и составить план подготовки к проверке.

ОФОРМИТЬ ОТПУСК ТЕМ, КТО ИСПОЛЬЗУЕТ ЕГО СРАЗУ ПОСЛЕ НОВОГОДНИХ ПРАЗДНИКОВ

Руководитель должен подписать приказ об отпуске, сотрудник должен быть с ним ознакомлен под подпись, далее приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию.
По ТК РФ оплатить отпуск необходимо не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Компания Talent Pool всегда следит за своевременностью оформления, подачи, утверждения документов. Вы можете избавить себя от лишних хлопот перед Новым Годом просто обратившись к нам!