Экспертный аутсорсинг, аутстаффинг и HR-консалтинг. С Talent Pool вы получаете БОЛЬШЕ - расширенное сопровождение по цене стандартного. Расширенное сопровождение по цене стандартного.
Пн-Пт:09:00-18:00 info@talentpool.ru
ул. Большая Андроньевская, 23, пом.1, каб. 44, Москва, 109147
Москва
Москва
Россия
+7 (495) 662-73-52
Малая Морская ул., д. 11, офис 503, Санкт-Петербург, 191186
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Россия
+7 (812) 309-89-02
ул. Коминтерна, 47Б, Нижний Новгород, 603157
Нижний Новгород
Нижегородская область
Россия
+7 (831) 429-03-61
Talentpool
telegram icon whatsapp icon viber icon email icon
Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

  • Расширенное обслуживание. Любые отчеты клиенту и справки для персонала входят в услугу.
  • Наша цена зафиксирована и останется без изменений при росте числа кадровых событий.

Ведение кадрового делопроизводства (КДП)

Правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и позволяет работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат, а соответственно избежать претензий со стороны работника в адрес работодателя.

Когда нужен аутсорсинг кадрового администрирования

Изменения в ТК 01

Трудовое законодательство постоянно меняется, нет времени разбираться.

Высококвалифицированные кадры 02

У вас небольшой штат компании, выгоднее обратиться в Talent Pool, чем брать кадровика на полную занятость.

Ошибки в кадровом учете 03

Уже получали штрафы за ошибки в кадровом учёте. Мы поможем этого избежать.

Споры с сотрудниками 04

Возникают споры с сотрудниками, но вы не можете на них повлиять, так как документально права и обязанности прописаны не корректно.

Ваши выгоды с аутсорсингом кадрового учета

6 причин почему с нами удобно

Легко планируете бюджет

Легко планируете бюджет с фиксированной ставкой на услугу без скрытых комиссий

Полное администрирование персонала

Полное администрирование персонала. Любое количество приемов-увольнений, справок, отчетов и т.д. без дополнительной комиссии

Любое количество иностранных работников

Оформляем на аутстаффинг любое количество работников в Москве и других городах - от 1 человека

Экономия времени

Экономим ваше время – официальное оформление и корректное ведение иностранного работника в соответствии с ФЗ

Отсутствие трудовых отношений

Защищаем от штрафов и санкций за нарушение законодательства и споров с сотрудниками. Так как трудовые отношений с персоналом у вас отсутствуют.

Бережем ваши усилия

Бережем ваши усилия – связь с сотрудниками при необходимости берем на себя.

Что включает в себя услуга ведения кадрового делопроизводства

01
Аудит текущего состояния кадрового учета
02
Прием, увольнения, изменение условий труда
03
Оформление командировок, отпусков, работы сверхурочно и т.д.
04
Формирование графика отпусков, штатного расписания
05
Оформление табеля учета рабочего времени
06
Ведение журналов регистрации документов
07
Оформление справок с места работы, копий трудовых книжек и других документов по запросам
08
Ведение кадрового и миграционного учета иностранных граждан
09
Рекомендации по применению трудового законодательства
10
Формирование архива личных дел
11
Подготовка данных и сдача кадровой отчетности
12
Контроль за соблюдением ТК РФ, мониторинг изменений

Чем грозят нарушения?

Финансовые издержки 01

Финансовые издержки.
Штрафы до 50000 руб. для должностного лица и до 500000 руб. для организации.

Неуправляемый персонал 02

Неуправляемый персонал.
Работник не выполняет обязанности, и вы не можете на это повлиять.

Репутационные риски 03

Репутационные риски.
Нарушения могут привести к судебным спорам с сотрудником и испорченной репутацией.

Стоимость услуг ведения делопроизводства

Стоимость ведения КДП за 1 сотрудника
от 650 руб. в месяц
за одного сотрудника

Стоимость услуги кадрового сопровождения от 650 руб.


Услуга включает в себя:
  • Стандартный перечень ведения кадрового учёта;
  • Закреплённый бизнес-контролёр для удобства коммуникаций 24/7;
  • Бесплатная консультация по лучшим практикам применения трудового законодательства

Стоимость также напрямую зависит от текущей ситуации и формата нашего взаимодействия:

  • Работаем с персоналом напрямую или через Вашего представителя;
  • Требуется ли перевод документов на иностранный язык;
  • График работы персонала 5/2 или посменно с множеством вариаций;
  • Есть ли ситуации, в которых необходимо привлечение юриста;
  • Нужно ли оптимизировать текущие бизнес-процессы;
  • Планируете ли отдавать кадровую документацию на хранение нам или нет;
  • Достаточно ли стандартной формы управленческой отчётности или требуется отчётность строго по вашей форма

* Ваше преимущество — у нас прозрачное ценообразование и фиксированная цена, не будет неожиданного увеличения счёта после заключения договора, как у некоторых провайдеров.

Получить предложение

Цены на аутсорсинг кадрового делопроизводства (КДП)

Точная стоимость услуги по ведению кадрового учета зависит от объема кандидатов, которые переданы на агентству. А также от наличия индивидуальных пожеланий Заказчика. Хотите получить максимально точную стоимость? Пожалуйста, оставьте заявку.

Количество сотрудников Предварительная стоимость, в руб. (в месяц)
1-10 1 640
11-50 1 460
51-100 1 240
101-300 1 140
301-500 980
Свыше 500 по запросу

* Комиссия за безвизовых иностранных работников

Хотите узнать реальную стоимость ведения кадров?

Калькулятор сравнения затрат на аутсорсинг и штатного кадровика

Все просто! Всего 3 шага:

Шаг 1

Скачайте excel-файл «Калькулятор сравнения затрат
на аутсорсинг кадров и штатного сотрудника»;

Шаг 2

Введите свои значения в поля затрат:
фонд оплаты труда, рабочие места, затраты на ИТ, налоги и взносы и т.д.;

Шаг 3

Узнайте каковы реальные затраты в этой сфере!
Варьируйте статьи расходов в зависимости от специфики вашего бизнеса и получите реальные цифры.

Скачать калькулятор

Узнайте как мы реализуем успешные проекты

Первичный консалтинг
Этап 1

Первичный консалтинг

  • Первый созвон, уточнение вводных данных по проекту;
  • Бесплатная консультация по услугам кадрового обслуживания, особенностям, ценообразованию и т.д. Ответы на ваши вопросы.
  • Подготовка индивидуального коммерческого предложения на основе предоставленной информации.
  • Обсуждение деталей, согласование готовности к запуску проекта.

Предпроектная подготовка
Этап 2

Предпроектная подготовка

  • Проведение экспресс-аудита текущего состояния документации и системы учёта.
  • Начальная настройка и возможная доработка программного обеспечения. Работаем без предварительной оплаты и скрытых комиссий.
  • Определение порядка взаимодействия: способов и периодичности обмена информацией, права и обязанности сторон, сроки и др.
  • Разработка индивидуальных кадровых форм (при необходимости).

Обслуживание на регулярной основе
Этап 3

Обслуживание на регулярной основе

  • Постановка учета «с нуля» – для стартапов, ИП, микропредприятий;
  • Организация индивидуальной системы ведения кадров и автоматизация создания печатных форм документов.
  • Предоставление обязательной отчетности и данных по запросу.

Кадровое администрирование в полном объёме

С нами вы получаете БОЛЬШЕ – расширенное кадровое обслуживание по цене стандартного

Аутсорсинг кадрового учета – это документальное сопровождение по всему жизненному циклу персонала в компании от приема до увольнения. Вы получаете услугу без ограничений на кадровые события: приемов, увольнений, трудовых договоров, приказов и т.д. Гарантируется соблюдение всех норм трудового законодательства.

Входит в услугу кадрового обслуживания:

Операция по подготовке и оформлению

Входит в услугу

1

Документы для приема персонала

black check

2

Документы при изменении условий трудового договора

black check

3

Документы при увольнении персонала

black check

4

Документы при предоставлении отпуска работнику (ежегодного основного, дополнительного, учебного, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам)

black check

5

Документы о направлении работника в командировку

black check

6

Документы о поощрении работника

black check

7

Кадровые документы о применении дисциплинарного взыскания

black check

8

Документы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходной день, нерабочий праздничный день

black check

9

Документы для вахтового метода работы

black check

10

График отпусков

black check

11

Штатное расписание и приказ его утверждении или внесении в него изменений

black check

12

Записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

black check

13

Справки для работника и заверенных копий документов, связанных с трудовой деятельностью работников по запросу

black check

14

Документы при выплате материальной помощи

black check

15

Документы при сокращении численности/штата

black check

16

Кадровая отчетность в установленные законодательством сроки, без сдачи в ПФР

black check

17

Графики работы и кадровые документы при суммированном учете рабочего времени

black check

18

Организация хранения кадровой документации

black check

19

Разъяснения о применении трудового законодательства и процессе ведения кадрового учета

black check

Ключевые причины почему наши клиенты используют аутсорсинг кадровой службы

Оптимизация работы 01

Оптимизация работы с индивидуальной настройкой профильных программ и разноплановых приложений

Неуправляемый персонал 02

Профессиональный подход к работе гарантирует прохождение надзорных проверок без штрафов

Оперативные консультации 03

Оперативные консультации по применению трудового законодательства экономят усилия на поиск нужной информации

Продуктивное взаимодействие 04

Продуктивное взаимодействие с действующими и уволенными сотрудниками, находящимися с руководством в состоянии конфликта

Есть вопросы по аутсорсингу КДП?

Мы строим свою работу максимально прозрачно

На стороне Talent Pool у вас есть единое контактное лицо - ваш личный помощник в разрешении любых задач и вопросов. Этот специалист на связи в почте, по телефону, в мессенджерах. Будьте уверены – ни один ваш запрос не останется без внимания и будет реализован в обозначенные сроки.

В команде каждого проекта специалисты высокой квалификации:

Кадровик

Кадровик

Специалист с опытом от 5 лет и знанием специфики отрасли.

Бухгалтер

Бухгалтер

Специалист с опытом в бухгалтерском и налоговом учете от 5 лет.

Квалифицированный юрист

Юрист

Специалист с опытом досудебного решения трудовых споров и успешной судебной практикой.

Программист 1С

Программист 1С

Оперативно настраивает и при необходимости дорабатывает программы учета.

Нас рекомендуют

Аутсорсинг кадрового учета. Показания к применению

Мнение эксперта Talent Pool

Нехватка персонала

1. Нехватка персонала на ведение кадров.
Например, когда в организации от 150 человек эта операция возложена на одного сотрудника или передана в качестве дополнительной нагрузки на бухгалтерию. Все это не может гарантировать качественного результата. Аутсорсинг полезен, если кадровый документооборот осложнен разъездным характером работы сотрудников, наличием в штате вахтовиков, временного персонала и т.д.

Слабые компетенции

2. Слабые компетенции ответственного за кадры вне зависимости от статуса организации.
Например, в случае с нетиповыми документами согласно специфике бизнеса. Если специалист обладает недостаточным опытом, то риск возникновения ошибок по итогам его работы возникает многократно. Например, в ходе выполнения таких операций как: занесение индивидуальных условий в договоры; отражение в локально-нормативных актах специфичной системы оплаты труда или поощрения персонала; оформление в штат иностранных работников (высококвалифицированных специалистов, линейного персонала) и других.

Сокращение кадровика

3. Сокращение нынешнего кадровика или отдела кадровой службы в целом.
Сопутствующие риски в этом бизнес-процессе требуют профессионального сопровождения. Что касается персонала, что здесь крайне важны продуктивные коммуникации (досудебное урегулирование споров с сотрудниками), взаимодействие с контролирующими органами по итогам жалоб сотрудников (Роскомнадзор, инспекция по труду, прокуратура, миграционная служба и т.д.) и ряд других.

Случай из практики Talent Pool

генеральный директор Talent Pool

Один из клиентов пришел к нам практически случайно, позвонил в 20-х числах декабря и сходу:

– Возьмете КДП 300 человек с января?

Я сама люблю краткость. Понимаю, что есть ситуации, когда не хочется «реверансов» и важен ответ сейчас.

– Примем с удовольствием. С какого периода работаете? Основной профиль? Есть ли учетная база и какая? Почему так срочно?

На вопрос о цене я ответила одной цифрой в месяц по принципу «все включено».

– Меня устраивает. Давайте завтра созвонимся по скайпу и обсудим детали.

Так и началось наше сотрудничество с федеральной сетью магазинов.

Оказалось, звонил собственник бизнеса, искал нового провайдера, имея за плечами негативный опыт. К моменту нашего знакомства он уже порядком устал от длинных КП. Все они содержали минимальный пакет и много-много "дополнительных" пунктов, из которых невозможно было понять средние затраты на услугу в месяц.

В итоге проект мы реализовали в срок с учетом праздников. Специфика и сложности передачи нам не помешали.

Прошло 10 лет, это один из наших самых любимых клиентов! Знаем, умеем, практикуем!



Наталия Воронова, генеральный директор Talent Pool

Нужна помощь эксперта?

FAQ. Аутсорсинг кадрового учета

Есть ли у вас ограничения по количеству операций, входящих в кадровое сопровождение?
Например, на прием персонала – не более 10% от общего числа в месяц.

Ключевая модель обслуживания в Talent Pool – расширенный сервис, поэтому мы не устанавливаем лимит по количеству приемов, увольнений и других событий. Комиссия, указанная в коммерческом предложении, зафиксирована и зависит только от количества сотрудников, переданных на сопровождение аутсорсинговой компании. Кадровые события и их динамика на стоимость услуги никак не влияет.

Ведение кадрового учета на аутсорсинге у вас подразумевает ограничения на количество оформляемых приказов на премию, например?

У нас таких условий для клиентов нет, потому что мы не можем как-то ограничивать их развитие и внутренние потребности, которые касаются персонала.

Делаете ли вы приказы по основной деятельности компании?
Например, из недавнего приказ про нерабочие дни в майские праздники? Кто готовит тексты этих приказов?

Безусловно, делаем от начала до конца. Формирование таких приказов входит в цену.

Если говорить о приказах, например, о нерабочих днях на майские праздники, выводе персонала на удаленную работу или обязательной вакцинации, мы предложим формулировку, которую мы используем у себя или в работе с клиентами. Если приказ, касается ваших внутренних бизнес-процессов, безусловно мы попросим формулировку, которую нужно отразить в приказе. И эта формулировка будет согласовываться с вами.

Оформление сотрудника в ПФР берете на себя? (получение СНИЛС)

Конечно, от лица клиента мы можем это сделать. Это тоже входит в услугу.

Есть ли ограничения по количеству выдаваемых справок?

Ограничений, аналогично, нет. На основании запроса сотрудника через вас или нам напрямую, предоставляем все необходимые справки по установленной форме, либо по форме банка.

Входят ли в аутсорсинг консультации по кадровому законодательству?
Имеется в виду юридическая помощь.

Все зависит от сложности вопроса или ситуации клиента. Пример: есть большой спектр вопросов, которые можно решить в ходе телефонного звонка «здесь и сейчас». Мы на связи и готовы оперативно проконсультировать.

А если же для проработки данной задачи необходимо собрать команду, сесть и продумать оптимальные варианты, то это уже консалтинговый проект. Он оценивается отдельно. Его можем заложить в виде часовой ставки за юридические консультации в договоре, либо в виде дополнительного соглашения к договору.

Вы выезжаете на территорию Заказчика при необходимости?

Да, безусловно. Стоимость изменится и будет зависеть от периодичности и продолжительности таких выездов.

Что касается услуги «Аутсорсинг кадрового учета» - в чьей базе он ведется?

Возможны два варианта: в нашей базе или базе Клиента (он предоставляет доступ). При необходимости мы можем внести доработки в базу Клиента.

Если на каком-то этапе мы решим вести кадровые операции, включая расчет зарплаты сотрудников, самостоятельно?
Что и в каких объемах вы нам передаете?

На этот счет беспокоиться не стоит. Мы передадим всю информацию, которая необходима для ведения работы на профессиональном уровне. Это и бумажные документы, и вся наработанная история в базе ЗУП. Форму и формат передачи мы заранее согласовываем. Смена исполнителя будет проходить без задержек - ваши бухгалтерия и кадровики сразу смогут включиться в работу.

Есть ли разница в цене на услугу по ведению кадрового учета для иностранных и российских сотрудников в штате?

Стоимость услуги для иностранного персонала несколько выше чем российских. Услуга является комплексной. Законодательство предъявляет много требований, поэтому кадровый учет здесь сложнее и требует максимального контроля со стороны специалиста. С точки зрения финансового аспекта, расширенное обслуживание выгоднее, чем минимальный стандартный пакет. Минимальная ставка - от 864 руб. за человека. Готовы стать вашим дистанционным кадровиком – оставьте заявку, и мы перезвоним вам в течение 10 минут.

Есть ли возможность заказать услугу по расчету зарплаты сотрудников?
Есть ли бухгалтер в штате?

Да, конечно можно заказать. Это направление в компании закрывают несколько профессионалов – бухгалтеров.
Что касается выгоды, то комплексные услуги «кадровый учет и зарплата» на 20% дешевле, чем каждая в отдельности. Мы с удовольствием возьмем на себя эти операции и разгрузим вашу бухгалтерию.
Наша компания осуществляет кадровый аутсорсинг. Вы можете выбрать обслуживание в полном объеме или передать на аутсорсинг некоторые из групп или отдельные операции.
Готовы проконсультировать по всем вопросам! (контакты в шапке сайта)

По всем вопросам, связанным с произведенными начислениями, можно обращаться к вашему бухгалтеру?

В рамках подписанного контракта мы оказываем услугу по принципу «единого окна». Любой вопрос, который к нам поступает, в том числе по сделанным начислениям, мы всегда отработаем. Все это в компетенции бизнес-контролера. Бухгалтерия здесь не задействуется.

Если нам понадобится какая-то отчетность по индивидуальному запросу?
Входит ли это в стоимость ведения кадрового учета и делопроизводства на аутсорсинге?

Все зависит от поставленных нам задач. Вы обозначаете нам все вводные, а мы оцениваем сложность задачи. Если вы хотите получить что-то уникальное, и информация требуется вам на постоянной основе, то размер оплаты по ней придется согласовывать с вами отдельно. Если же задача типовая с небольшими нюансами, то проблем здесь не будет. Эту отчетность формируем без дополнительной комиссии.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг вы оказываете?

К спектру услуг, которые мы оказываем, относится обслуживание в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг сводит к нулю риски получения штрафов со стороны налоговой и других проверяющих органов.

Вы можете передать нам бухгалтерские функции полностью или частично; воспользоваться налоговым консультированием и планированием; передать на аутсорсинг обязанности главного бухгалтера; заказать постановку и восстановление налогового и бухгалтерского учета.

Стоимость услуги кадрового учета зависит от объема передаваемых функций и типа учетной системы. Оставьте заявку на аутсорсинг кадров, а мы рассчитаем и предложим оптимальный по эффективности вариант с учетом специфики вашего бизнеса.

У меня ИП. Управление, включая бухгалтерские задачи и налоговый учет, на мне.
Пока принимаю решение – передавать ли спектр бухгалтерских функций сторонней компании. Чем аутсорсер лучше штатного бухгалтера?

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового сопровождения – это оптимальные инструменты для предпринимателей, которые позволяют сосредоточиться на стратегических задачах, не тратя силы на рутину.

Хотим обратить внимание, что передав бухгалтерский и налоговый учет нам, вы получаете снижение затрат. Ведение учета в небольших ИП, средних или крупных ООО стоит дороже, чем принято считать. Затраты организации не ограничиваются только зарплатой сотрудника бухгалтерии. Помимо ФОТ в затраты входят: налоги и взносы на сотрудника, в том числе страхование; затраты на IT; средства на организацию рабочего места; аренда; использование бухгалтерских инфосистем и другие. Кроме того, мы ведем бухгалтерский и налоговый учет на постоянной основе, наши специалисты выполняют свою работу без перерывов на отпуска, больничные, форс-мажоры.

Клиенты, которые пользуются аутсорсингом, защищены от штрафов из-за ошибок в бухгалтерском учете и налогообложении. Бизнес получает уверенность в том, что учет ведется корректно.

Важно помнить, что, передавая бухгалтерский и налоговый учет нам, вы имеете право на возврат уплаченного НДС. Получая такое преимущество как гибкость расходов, ваш бизнес зависим от сезонности. Эти колебания в нагрузке по задачам можно предусмотреть на начальном этапе и сразу заложить в стоимость.

Стоимость услуги кадрового делопроизводства зависит от объема передаваемых функций и типа учетной системы. Оставьте заявку на бухгалтерское сопровождение – контакты в шапке сайта. Мы перезвоним через 10 минут, обсудим нюансы и грамотно подберем вариант передачи бухгалтерских функций с учетом вашего бюджета.

Всегда ли вы проводите экспресс-аудит перед переходом заказчика на аутсорсинг?

Да, такой аудит необходим, чтобы понять состояние системы учета и документации. Результаты экспресс-аудита мы используем в дальнейшей работе, чтобы при необходимости оптимизировать отдельные участки, привести все в строгое соответствие с законом. По запросу мы можем провести полноценный аудит – удаленно или с выездом и глубиной до трех лет.

Можно ли у вас заказать аудит КДП?

К нам обращаются перед началом надзорной проверки крупный, средний, малый бизнес (международные и российские организации) за независимой оценкой качества работы в области ведения кадров. В ходе аудита мы проводим структурный анализ документов на соответствие их ТК и внутренним локально-нормативным актам предприятия. Аудит нацелен на выявление несоответствий для того, чтобы избежать санкций по итогам надзорных проверок и споров с сотрудниками. Наличие и содержание каких именно документов проверяется в ходе аудита более подробно написано здесь.

По итогам клиент получает развернутое заключение и план мероприятий по устранению существующих несоответствий.

Оказываете ли вы услугу восстановления документов сотрудников небольших фирм (ИП)?

Да, конечно. Услуга доступна для крупного, среднего и малого бизнеса, ИП. Для того, чтобы стоимость работы была посчитана правильно, необходимо провести предварительный аудит. Это лучшая альтернатива, которая покажет истинное состояние дел. По его итогам будет понятно – что и в каком объеме восстанавливать. Далее заключаем договор и начинаем работу! Закажите обратный звонок или оставьте заявку на сайте! Наш менеджер свяжется с вами в течение 10 минут!

Вам также могут быть интересны услуги:

Кадровый аудит

Аудит проводится с целью выявления нарушений, способных повлечь штрафные санкции со стороны инспектирующих органов и повысить вероятность возникновения трудовых споров.

Воинский учет

Воинский учет – это обязанность любой организации. Еще недавно к нему не было такого пристального внимания. Тенденция поменялась. Многие компании, средние и крупные предприятия, уже получили соответствующие запросы из районных военкоматов.

Оставить заявку