Чем важен кадровый документооборот?

Сейчас уже никому не нужно объяснять, насколько важно корректно вести бухгалтерию, вовремя платить налоги и начислять заработную плату. Это кажется очевидным и в большинстве организаций обязательно есть бухгалтер и программа для ведения бухгалтерского учета.

Это помогает лучше контролировать движение средств и избежать лишнего внимания со стороны проверяющих органов.

Однако, когда речь заходит о кадровом учете, часто возникает мнение, что этот аспект не настолько обязателен для ведения бизнеса. Во многих компаниях до сих пор кадровым учетом занимаются от случая к случаю, порой даже не проверяя, насколько существующий кадровый документооборот соответствует требованиям трудового права. А в некоторых организациях его нет совсем. Или он когда-то был, но давно заброшен и все концы потеряны.

Если все-таки кадровый документооборот (КДП) все-таки ведется более-менее регулярно, его доверяют кому-то из "смежных" специалистов: бухгалтеру, секретарю, офис-менеджеру, в лучшем случае, тому сотруднику, который специализируется на поиске и приеме сотрудников.

Между тем, в последнее время ведение кадрового учета становится для бизнеса необходимым. Почему?

• Прежде всего, с точки зрения законодательства он действительно обязателен. Но если раньше этому вопросу уделялось не так много внимания, то сейчас, особенно в период изменений, связанных с пандемией, к этой стороне бизнеса со стороны государства появился особенный интерес.

• Это обеспечение порядка и защиты бизнеса.

Правильное оформление кадровой документации позволяет, прежде всего, установить трудовой распорядок и дисциплину без разночтений и моментов «а я понял, что надо так».

Кроме того, законное оформление, перевод, увольнение сотрудников позволяет иметь под рукой достойную аргументацию при возникновении трудовых споров (а то и вовсе этих споров избежать).

Если же со стороны работника в Государственную трудовую инспекцию поступит жалоба, за ней должна будет последовать внеплановая проверка (о которой могут предупредить не ранее, чем за сутки). Инспектор будет проверять кадровые документы, в том числе трудовые договоры, должностные инструкции, штатное расписание – все это должно содержаться в порядке и отвечать актуальным требованиям законодательства.

Если КДП ведется грамотно, в этом случае получится отстоять свою точку зрения, избежать штрафных санкций и возможного повышения степени риска компании.

• Этот пункт вытекает из второго. Отсутствие штрафов и избыточного внимания со стороны различных надзорных органов.

Главный проверяющий орган, который проверяет соблюдение трудового законодательства – Государственная трудовая инспекция. Она может затребовать для проверки (в рамках своего чек-листа) все, что угодно: трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и т.п. А штрафы для компании могут оказаться весьма весомыми. К примеру, штраф за отказ заключения или ненадлежащее оформление трудового договора для юридического лица может составить до 100 тысяч рублей (за один договор).

Но не только ГИТ может заняться проверкой кадровой документации.

УФНС - в ходе проверок может запросить "сопутствующие" документы, в том числе и касающиеся кадрового документооборота. Например, штатное расписание, которое подтвердит, что контрагент располагает персоналом для выполнения обязательств по договорам.

МВД – проверяет, правильно ли оформлены документы иностранных граждан, не просрочен ли патент или разрешение на работу. Штраф за нарушение требований в области миграционных отношений может составить до 500 тысяч рублей.

Санэпидемстанция – может попросить для проверки медицинские книжки работников в сферах, связанных с продуктами питания, питьевой водой, бытовым обслуживанием, образованием детей и взрослых. Штраф может составить до 50 тысяч рублей (если проверяющий сочтет, что это нарушение одновременно является оказанием услуг ненадлежащего качества и нарушением эпидемиологической безопасности).

Итак, это весьма весомые аргументы для того, чтобы корректно и в сроки вести кадровый документооборот.

Но остается вопрос: кому поручить КДП?

Поправки в трудовом законодательстве случаются довольно часто, поэтому целесообразно, чтобы КДП вел профессионал, который знает и следит за изменениями трудового права, а также умеет применять их на практике.

Логично для выполнения этих задач взять в штат кадровика. Но несмотря на важность кадрового документооборота, далеко не всегда компания может обеспечить такого сотрудника достаточной нагрузкой.

Платить деньги впустую смысла нет. Поэтому чаще всего этот функционал передают бухгалтеру. Бухгалтер страдает, потому что для него приоритетными являются совершенно иные задачи. И процесс кадрового документооборота тоже страдает, поскольку им занимаются по остаточному принципу. А между тем, цена ошибки становится все дороже.

Поэтому все чаще компании обращаются к аутсорсингу ведения кадрового документооборота. Пожалуй, это обойдется не дешевле, чем отдельный специалист в штате (разве что в компании совсем мало сотрудников). Зато вы будете платить только за факт работы и при этом получите ответственный подход, профессиональную экспертизу, разделение рисков. А также помощь при необходимости восстановления кадровой документации или при проверке ГИТ.

Talent Pool с 2005 года специализируется на аутсорсинге кадрового документооборота. Многие компании работают с нами более 10 лет и высоко оценивают качество данной услуги. Присоединяйтесь и вы!