Нужны ли должностные инструкции и кто их должен делать?

В любой организации рано или поздно встает вопрос о необходимости должностной инструкции. Но так ли она нужна компании?

В трудовом законодательстве нет ни одного требования, обязывающего работодателя использовать документ под названием "должностная инструкция" (ДИ). Это значит, что и при ее отсутствии никаких штрафных санкций работодателю не грозит.

Однако это еще не означает, что должностная инструкция компании не нужна. Этот локально-нормативный акт является отличным управленческим документом, который способен улучшить взаимодействие с сотрудником, упростить кадровые процессы, снизить риски возникновения трудовых споров. Самое главное, что нужно учитывать – должностная инструкция не должна противоречить трудовому праву и не должна ухудшить положение работника.

Преимущества должностной инструкции

• Уменьшение рисков при составлении трудового договора.

В трудовом договоре в обязательном порядке должна быть прописана трудовая функция работника. Виды работы можно перечислить максимально подробно, но гораздо удобнее указать его кратко, а всю конкретику вывести за рамки – именно в должностной инструкции.

В таком случае у работодателя будет возможность дополнить или поменять перечень в одностороннем порядке (конечно, при условии, что вид поручаемой работы изменяться не будет).

• Конкретизация требований, которые предъявляются к работнику

По законодательству работодатель может установить требования, которым должен соответствовать сотрудник, если хочет занимать конкретную должность. К таким требованиям можно отнести уровень образования, наличие квалификации, наличие опыта, специфические знания, умения и навыки.

Должностная инструкция позволяет систематизировать эти требования. И в случае необходимости станет одним из аргументов при отказе неподходящему кандидату.

• Упрощение управления персоналом

Должностная инструкция также необходима и сотруднику. Он заинтересован в том, чтобы получить четкий перечень требований, зоны и границы ответственности, а также тот объем и характер работ, за которой он отвечает. Кроме того, должностная инструкция помогает разграничить права и полномочия работника.

Такой документ снизит возможность недопонимания или неверной интерпретации сотрудником своих рабочих обязанностей.

• Дифференциация обязанностей в рамках одной должности

Должностная инструкция будет удобна и в случае, если при одинаковом наименовании должности и сходной деятельности сотрудники выполняют разные задачи. В этом случае с сотрудниками заключается трудовой договор единого образца, а должностные инструкции составляются индивидуально.

• Инструмент привлечения к дисциплинарной ответственности

Правильно и подробно составленная ДИ – это действенный инструмент управления и воздействия в руках работодателя.

К примеру, если сотрудник недостаточно хорошо или безответственно относится к выполнению работы, или отказывается делать то, что входит в круг его описанных обязанностей. В частности, это может служить аргументом при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Специальных регламентов и норм для должностных инструкций (ДИ) не существует. Конечно, этот локально-нормативный акт можно разработать самостоятельно, силами сотрудников компании: воспользоваться образцами, которые есть в свободном доступе в интернете, либо написать все "с нуля".

Однако в самостоятельной разработке ДИ есть ряд недостатков.

1.    Однобокий подход.

Если разработкой документа занимается один сотрудник, он видит ситуацию только со своей позиции. Должностная инструкция не будет отвечать реальному положению дел.

Этот недостаток можно решить, подключив команду других специалистов, либо вменив в обязанность писать инструкции кому-то из руководства, кому известна вся картина целиком. Но насколько такое использование ресурсов компании будет продуктивным?

2.    Должностные инструкции могут "подгоняться под должность".

В документе может описываться не то, что по логике бизнес-процессов должно происходить с рабочим процессом, а то, как это происходит в реальности (и зачастую губительно для внутреннего взаимодействия). Просто потому что рядовой сотрудник не способен учесть все нюансы.

3.    Документ может противоречить требованиям законодательства или позиции профсоюза.

Есть ли у сотрудника, составляющего ДИ, необходимая юридическая подготовка, которая поможет с уверенностью сказать, что данный документ не идет вразрез с законодательными актами?

Если не уделить этому моменту достаточно внимания, должностная инструкция из помощника превратится в мину замедленного действия, которая сработает при проверке ГИТ.

Почему стоит заказать разработку должностных инструкций у профессионалов?

• Специализация

Для вашего внутреннего сотрудника это станет потрясением, необходимостью быстро разобраться в пластах информации и сделать то, что он до этого ни разу не делал (или делал редко).

Для компании, которая специализируется на кадровом администрировании, в том числе – и на составлении ДИ, данная задача будет понятной и легко осуществимой, поскольку специализация позволяет отточить данный навык до идеала.

• Доскональное знание законодательства

Разумеется, внутренний кадровик тоже знает ТК РФ. Но он хорошо разбирается только в тех моментах, с которыми ему приходится сталкиваться постоянно.

Юристы профессиональной компании работают с самыми разноплановыми задачами, поэтому более глубоко ориентируются в трудовом законодательстве

• Объективная оценка со стороны

Внутренние сотрудники не способны оценить всю связь бизнес-процессов, поскольку непосредственно вовлечены в один из них. Кроме того, в процесс включаются и личные интересы – мало кто из работников захочет приписывать себе «лишние» обязанности.

Сторонняя компания сможет увидеть картину целиком и взгляд при этом будет максимально объективным.

• Наработанный опыт

Отлаженный процесс создания ДИ, нестандартные шаблоны, учитывающие малейшие нюансы, наработанная привычка оценивать документ по всем нужным параметрам позволят быть уверенными в высоком качестве должностной инструкции.

Таким образом, должностная инструкция не помешает любой компании, вне зависимости от ее размеров. Правда, для ее создания стоит обратиться к профессионалам, тем более, что ограничений по сроку действия должностной инструкции нет.

Компания Talent Pool специализируется на аутсорсинге процессов кадрового администрирования, в том числе и создания должностных инструкций уже более 15 лет.

Заказывая ДИ у нас, вы получаете тщательную проработку, соответствие законодательству и качество итогового документа, подготовленного индивидуально под нужды вашей компании.