Создание печатных форм кадровых документов с учетом юридических тонкостей

Содержание статьи:

• Особенности формулировки премии в трудовом договоре
• Корректная обработка персональных данных
• Юридическая подкованность и экономия времени кадровика

В предыдущих статьях мы затронули тему трудового законодательства, поговорили о базисе, который должен быть у каждого хорошего кадровика, коснулись принципов расчёта зарплаты.

Резюмируя все это, мы получаем рабочий инсайт: содержание трудового договора, является инструкцией для кадровика по каждому сотруднику.

Перейдём к юридическим тонкостям.

Трудовое законодательство предусматривает ряд требований к содержанию трудовых договоров. Сотрудник, в свою очередь, читает буквально, то, что в нем написано. Здесь важно соблюсти закон и отразить информацию в доступном для человека формате.

Особенности формулировки премии в трудовом договоре

Премиальная выплата может быть обязательной составной частью системы оплаты труда или разовым поощрением от работодателя. Она должна быть отражена в локальных нормативных актах, в учётной политике и иных документах организации.

Крайне важно с юридической точки зрения отразить информацию о премиальной части в трудовом договоре. Тут возможны два варианта:

1. Премия на постоянной основе. То есть сотрудник вправе получать ее регулярно. Является частью заработной платы и рассчитывается она тем способом, который предполагает трудовой договор или положение о премировании.
2. Премия на усмотрение работодателя.

Как быть в ситуации, когда премиальная часть может отсутствовать?

Безусловно, целесообразно изменить формулировку этого блока в трудовом договоре или вовсе не указывать, а начислять согласно приказу.

Внесение порядка начисления премии в трудовой договор – это достаточно кропотливая работа, результат которой должен быть понятен каждому сотруднику. Таково требование трудового законодательства.

Оптимальным же решением с точки зрения экономии времени и безопасности компании будет подготовка отдельного положения о премировании с описанием механизма самого расчета. Все для того, чтобы сотрудник мог самостоятельно сверяться с расчетом.

Если данный порядок утвержден, но не будет соблюдаться, организации грозят штрафы за нарушение трудового законодательства. При этом у сотрудника будет возможность обратиться в суд за взысканием такой недоплаты, если по факту это имело место.

Корректная обработка персональных данных

Еще один пример, касающийся обработки персональных данных. Здесь кадровому специалисту нужно очень чётко прояснить следующие моменты:

• является ли его компания-работодатель оператором персональных данных;
• подано ли уведомление в Роскомнадзор и следует ли его подавать;
• какие правила и нормы для предприятий разных классов существуют;
• какую информацию можно/нужно и как использовать при работе с персональными данными, кому и как ее передавать.

Важно чётко разделять то, что относится и не относится к персональным данным сотрудников.

И в дальнейшем корректно администрировать это процесс.

Так, у компаний, которые работают с иностранными заказчиками, есть свои нюансы в работе с ПДн. Существующие для них технические требования обязательно вносятся в «Положение о персональных данных» и в кадровые документы сотрудников.

Юридическая подкованность и экономия времени кадровика

Возвращаемся к юридическим тонкостям трудового договора. Все его пункты должны быть в рамках ТК, и, что, крайне важно, они должны быть согласованы между собой. Если меняются существенные условия, то кадровому специалисту необходимо составить дополнительное соглашение. Просто приказом здесь не обойтись. На каждое ли действие нужно дополнительное соглашение или достаточно приказа? Зависит от ситуации.

Еще пример. Дистанционная работа. Сотрудника из офиса временно переводят на дистанционный формат. Если данное действие закрепляется общим приказом по организации, тогда необходимости в дополнительном соглашении с сотрудником нет. Достаточно только ознакомления.

Такой кадровый «маневр» был крайне полезен в период пандемии и сэкономил бы ответственному сотруднику уйму времени. Тогда многие кадровики выбирали более тернистый путь – оформляли дополнительное соглашение с каждым сотрудником, в котором прописывались компенсационные выплаты в рамках закона. А затем пришлось делать обратное – подписывать дополнительные соглашения с сотрудниками об отмене всех доплат. Профессионалы, знающие такие тонкости, экономят свое время и ресурс руководителя на одной маленькой операции.

Приведенные примеры еще раз показали, как ответственному за КДП важно разбираться в трудовом законодательстве.

Если дело доходит до трудовых споров, то грамотная работа кадровика, существенно упростит работу юриста. Правильно составленные кадровые документы сильно влияют на управляемость персоналом, который в данный момент подвержен каким-либо изменениям или дополнительным нагрузкам.

По умолчанию, когда меняются существенные условия трудовых договоров, мы должны предупредить сотрудников за два месяца. Существенные ли это условия, можно ли обойтись изменением положений или это обязательный перевод? На эти и многие другие вопросы необходимо ответить каждому кадровику. Конечно, профессионалу это сделать гораздо проще.

Наша многолетняя практика показала, что безопаснее для бизнеса нанять профи на небольшой объем, чем передать весь процесс человеку со слабыми компетенциями. Цените свое время!