Советы для восстановления кадрового делопроизводства

Восстановление кадрового делопроизводства – процесс небыстрый, трудоёмкий, требующий внимания, кропотливости и знания изменений в трудовом законодательстве.

Причины, по которым требуется восстановление документов:

• в организации не велся кадровый учет;
• нет кадрового работника, его функционал возложен на сотрудника, не имеющего представления о кадровой работе;
• сотрудник отдела кадра не обладает соответствующими знаниями, опытом и квалификацией.

Если в отделе кадров компании работает 1 - 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов. Она организует проведение полного аудита в короткие сроки и качественно восстановит документы.

С чего начать

В первую очередь определите:

• за какой период будут восстанавливаться документы;
• какие документы должны быть в организации.

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Разберем какие документы, к какому характеру относятся

Обязательные:

• локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу;
• трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
• личные карточки Т-2;
• график отпусков;
• книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Рекомендательно – обязательные:

• штатное расписание.

Рекомендуемые:

• журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
• журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
• должностные инструкции для каждой должности.

Как составить план работ

План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:

1. Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
2. Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
3. Работа с персоналом

Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых

При проверке учитывается:

• все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;
• правильно ли они утверждены;
• как они наполнены. Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.

В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства.

Обязательные ЛНА для Организаций:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• правила и инструкции по охране труда для работников;
• положение о порядке хранения и использования персональных данных;
• положение об оплате труда работников.

Необязательные ЛНА, но рекомендуемые:

• положение о командировках;
• положение о премировании;
• положение о ненормированном рабочем дне.

Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.

Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.

ВАЖНО: трудовой договор должен быть создан на базе ЛНА, расхождений быть не должно.

Работа с кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса

В первую очередь проверьте ТД на различия с локально-нормативными актами и на наличие:

• пунктов, отражающих права и обязанности работодателя и работника;
• перечня обязательных условий, утвержденных ТК РФ, для внесения в трудовой договор.

ПОМНИТЕ: Проверка трудовых договоров занимает большое количество времени, потому что нужно проверить трудовые договоры всех работников.
Нельзя провести аудит, сделав выборочную проверку работников.

На основании ТД работника, проверяется:

• приказ на прием работника (в нем важно наличие обязательных условий и чтобы они не отличались от условий ТД);
• должностная инструкция (наличие обязательных глав, соответствие должности, требований, знаний и функционала к текущей деятельности работника).

ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..

Во вторую очередь, проверьте книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, потому что в нее вносится информация о принятом работнике на основании приказа на прием:

• внесен ли каждый принятый работник, номер и дата приказа о приеме работника на работу;
• правильно ли записан номер трудовой книжки работника;
• верно ли указаны должность и отдел работника.

ВАЖНО: книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть обязательно пронумерована, прошита и опломбирована. Книгу учета нужно заполнять внимательно, не допуская ошибок, в ней не допускаются перечеркивания и использование корректирующих средств. За неправильное оформление и за отсутствие книги учета, ГИТ может оштрафовать организацию:

Первичное нарушение

• для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение:

• для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• для организации – от 50 000 до 70 000 руб.

В третью очередь проверяем оставшиеся приказы по личному составу.

• переводе работника;
• предоставлении отпуска;
• направлении работника в командировку;
• поощрении работника;
• увольнении работника;
• изменении персональных данных.

ПОМНИТЕ: все приказы, кроме приказа об изменения персональных данных, формируются в программах баз данных для автоматизации бизнеса. Поэтому проверьте реестры кадровых документов, заведенных в базе:

• сформируйте список документов за необходимый период;
• проверьте наличие оригиналов, наличие правильного заполнения и присутствие всех подписей документов из списка.

Для проверки приказов об изменении персональных данных, необходимо поднять:

• личные карточки Т-2 (проверяется наличие персональной информации о работнике, информации о приеме, перемещении на другую работу, об отпуске, аттестации и об увольнении работника. Не допускаются перечеркивания, исправления и использование корректирующих средств. Работник должен быть ознакомлен под подпись с личной карточкой Т- 2);
• заявления работников на изменение персональных данных;
• соглашения на изменения условий ТД.

Просмотреть по данным документам у кого из работников произошли изменения персональных данных и проверить приказы.

На данном этапе проверки, также стоит уделить внимание изучению штатного расписания.

ИЗ ОПЫТА: Трудовое Законодательство не обязывает работодателя иметь в наличии штатное расписание, но во многих нормативных актах есть ссылки на него. ГИТ при проверке обязательно запросит Штатное расписание организации. Поэтому лучше позаботиться о его наличии.

И в заключении, для проверки остаются приказы по основной деятельности, созданные по инициативе работодателя с целью оперативного управления ключевыми рабочими процессами. Их наличие проверяется с помощью журнала учета приказов по основной (производственной) деятельности. Если журнал в организации не предусмотрен, проверка ведется по порядковым номерам.

При проверке приказов необходимо проверить:

• наличие всех подписей (утверждений) ответственных лиц и работников;
• правильность формулировок целей приказов, отсутствие расплывчатых формулировок.

ИЗ ОПЫТА: для понимания, что именно и по какому сотруднику нужно восстановить, рекомендуем использовать таблицу, отмечая при проверке, каких документов не хватает, и в какие документы необходимо внести изменения.

Работа с персоналом

На данном этапе проверки запрашиваются, при нехватке, необходимые персональные документы по работающему в данный момент составу. После того как вся работа проделана, работники подписывают восстановленные документы.

ИЗ ОПЫТА: процесс восстановления кадровых документов требует от работника:

• глубоких знаний Трудового Законодательства;
• мониторинга последних изменений;
• умения применять законодательство на практике;
• быстро анализировать большой объем информации;
• достаточное количество свободного времени, которое потребуется для качественной и результативной работы.

Если нет времени или возможности для проведения проверки своими силами, проблема решаема: позвоните, привлеките профессиональных аудиторов Talent Pool. Кадровое делопроизводство вашей компании к нужному сроку будет в полном порядке.