Советы для восстановления кадрового делопроизводства
Восстановление кадрового делопроизводства – процесс небыстрый, трудоёмкий, требующий внимания, кропотливости и знания изменений в трудовом законодательстве.
Причины, по которым требуется восстановление документов:
- в организации не велся кадровый учет;
- нет кадрового работника, его функционал возложен на сотрудника, не имеющего представления о кадровой работе;
- сотрудник отдела кадра не обладает соответствующими знаниями, опытом и квалификацией.
Если в отделе кадров компании работает 1 - 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов. Она организует проведение полного аудита в короткие сроки и качественно восстановит документы.
С чего начать
В первую очередь определите:
- за какой период будут восстанавливаться документы;
- какие документы должны быть в организации.
Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.
Разберем какие документы, к какому характеру относятся
Обязательные:
- локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
- приказы по основной (производственной) деятельности;
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
- личные карточки Т-2;
- график отпусков;
- книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Рекомендательно – обязательные:
- штатное расписание.
Рекомендуемые:
- журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
- журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
- должностные инструкции для каждой должности.
Как составить план работ
План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:
- Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
- Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
- Работа с персоналом
Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
При проверке учитывается:
- все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;
- правильно ли они утверждены;
- как они наполнены. Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.
В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства.
Обязательные ЛНА для Организаций:
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- правила и инструкции по охране труда для работников;
- положение о порядке хранения и использования персональных данных;
- положение об оплате труда работников.
Необязательные ЛНА, но рекомендуемые:
- положение о командировках;
- положение о премировании;
- положение о ненормированном рабочем дне.
Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.
Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.
ВАЖНО: трудовой договор должен быть создан на базе ЛНА, расхождений быть не должно.
Работа с кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
В первую очередь проверьте ТД на различия с локально-нормативными актами и на наличие:
- пунктов, отражающих права и обязанности работодателя и работника;
- перечня обязательных условий, утвержденных ТК РФ, для внесения в трудовой договор.
ПОМНИТЕ: Проверка трудовых договоров занимает большое количество времени, потому что нужно проверить трудовые договоры всех работников.
Нельзя провести аудит, сделав выборочную проверку работников.
На основании ТД работника, проверяется:
- приказ на прием работника (в нем важно наличие обязательных условий и чтобы они не отличались от условий ТД);
- должностная инструкция (наличие обязательных глав, соответствие должности, требований, знаний и функционала к текущей деятельности работника).
ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..
Во вторую очередь, проверьте книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, потому что в нее вносится информация о принятом работнике на основании приказа на прием:
- внесен ли каждый принятый работник, номер и дата приказа о приеме работника на работу;
- правильно ли записан номер трудовой книжки работника;
- верно ли указаны должность и отдел работника.
ВАЖНО: книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть обязательно пронумерована, прошита и опломбирована. Книгу учета нужно заполнять внимательно, не допуская ошибок, в ней не допускаются перечеркивания и использование корректирующих средств. За неправильное оформление и за отсутствие книги учета, ГИТ может оштрафовать организацию:
Первичное нарушение
- для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение:
- для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- для организации – от 50 000 до 70 000 руб.
В третью очередь проверяем оставшиеся приказы по личному составу.
К ним относятся приказы о:- переводе работника;
- предоставлении отпуска;
- направлении работника в командировку;
- поощрении работника;
- увольнении работника;
- изменении персональных данных.
ПОМНИТЕ: все приказы, кроме приказа об изменения персональных данных, формируются в программах баз данных для автоматизации бизнеса. Поэтому проверьте реестры кадровых документов, заведенных в базе:
- сформируйте список документов за необходимый период;
- проверьте наличие оригиналов, наличие правильного заполнения и присутствие всех подписей документов из списка.
Для проверки приказов об изменении персональных данных, необходимо поднять:
- личные карточки Т-2 (проверяется наличие персональной информации о работнике, информации о приеме, перемещении на другую работу, об отпуске, аттестации и об увольнении работника. Не допускаются перечеркивания, исправления и использование корректирующих средств. Работник должен быть ознакомлен под подпись с личной карточкой Т- 2);
- заявления работников на изменение персональных данных;
- соглашения на изменения условий ТД.
Просмотреть по данным документам у кого из работников произошли изменения персональных данных и проверить приказы.
На данном этапе проверки, также стоит уделить внимание изучению штатного расписания.
ИЗ ОПЫТА: Трудовое Законодательство не обязывает работодателя иметь в наличии штатное расписание, но во многих нормативных актах есть ссылки на него. ГИТ при проверке обязательно запросит Штатное расписание организации. Поэтому лучше позаботиться о его наличии.
И в заключении, для проверки остаются приказы по основной деятельности, созданные по инициативе работодателя с целью оперативного управления ключевыми рабочими процессами. Их наличие проверяется с помощью журнала учета приказов по основной (производственной) деятельности. Если журнал в организации не предусмотрен, проверка ведется по порядковым номерам.
При проверке приказов необходимо проверить:
- наличие всех подписей (утверждений) ответственных лиц и работников;
- правильность формулировок целей приказов, отсутствие расплывчатых формулировок.
ИЗ ОПЫТА: для понимания, что именно и по какому сотруднику нужно восстановить, рекомендуем использовать таблицу, отмечая при проверке, каких документов не хватает, и в какие документы необходимо внести изменения.
Работа с персоналом
На данном этапе проверки запрашиваются, при нехватке, необходимые персональные документы по работающему в данный момент составу. После того как вся работа проделана, работники подписывают восстановленные документы.
ИЗ ОПЫТА: процесс восстановления кадровых документов требует от работника:
- глубоких знаний Трудового Законодательства;
- мониторинга последних изменений;
- умения применять законодательство на практике;
- быстро анализировать большой объем информации;
- достаточное количество свободного времени, которое потребуется для качественной и результативной работы.
Если нет времени или возможности для проведения проверки своими силами, проблема решаема: позвоните, привлеките профессиональных аудиторов Talent Pool. Кадровое делопроизводство вашей компании к нужному сроку будет в полном порядке.