Состав услуги кадрового аудита

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит можно сравнить с бухгалтерским аудитом. Услуга кадрового аудит – это процесс независимой проверки документов, относящихся к кадровому делопроизводству в компании. Процесс включает в себя проверку наличия документов и выявляет несоответствия в документах.

Кадровый аудит может быть внешним или внутренним.

Внутренний аудит проводится самостоятельно силами компании с периодичностью, определенной внутренними регламентами. Аудит может выполняться, например, юристом компании или руководителем отдела кадров. Однако, в данном случае могут возникнуть проблемы из-за того, что аудит проводится заинтересованным лицом. Для повышения эффективности аудита рекомендуется проводить его с привлечением независимых специалистов.

Для внешнего аудита приглашается независимый специалист либо консалтинговая компания. Независимый проверяющий проведет аудит и составит отчет-заключение по результатам проверки, а также рекомендует, каким образом устранить нарушения и несоответствия.

Услуга кадрового аудита может проводиться в форме полного либо выборочного аудита. Выборочный аудит даст общее представление о том, в каком состоянии находится кадровый учет в компании, и определит зоны риска.

Когда компании необходима услуга кадрового аудита

Кадровый аудит не является обязательным мероприятием, но его проведение позволяет компании минимизировать либо устранить финансовые, юридические или репутационные риски.

В каких ситуациях может быть необходима услуга кадрового аудита:

• В компании сменился собственник; в компании произошли изменения в составе руководства;
• В компании произошли изменения в отделе кадров: сменился или уволился руководитель отдела кадров или специалист по кадровому делопроизводству;
• Компания готовится к плановой или внеплановой проверке государственных контролирующих органов;
• Произошли изменения в законодательстве, которые регулируют порядок ведения кадрового учета; произошли изменения в законодательстве, касающиеся кадровой документации;
• Кадровые документы передаются на хранение в архив;
• Конфликтные ситуации с уволенными сотрудниками, риск жалоб в трудовую инспекцию.

Состав услуги кадрового аудита

В ходе услуги кадрового аудита нужно провести следующие работы:

1. Экспертиза кадровой документации на наличие полного комплекта кадровой документации, предусмотренного законодательством.
2. Экспертиза кадровой документации на соответствие законодательным требованиям.
3. Проверка сегментов повышенного риска в компании. Сюда, например, может входит проверка корректности и правомерности оформления иностранцев; проверка корректности оформления документов, регулирующих сверхурочную работу и т.д.

Внешний аудитор проводит все вышеперечисленные работы, а также по результатам проверки предоставляет экспертное заключение. Экспертное заключение отражает ситуацию по ведению кадрового делопроизводства в компании. Это подробный документ, который составляется по определенной схеме, и обязательно включает в себя такие элементы, как:

• Предмет проверки. В этом поле указывается проверяемый документ;
• Вид нарушения. Это поле конкретизирует допущенное нарушение;
• Комментарии. В этом поле указываются нормативные правовые акты, которые регулируют данную ситуацию;
• Риски компании. Здесь указаны возможные санкции, а также рекомендации по минимизации или устранению риска.

Своевременное проведение услуги кадрового аудита внешними, независимыми специалистами позволит выявить случаи несоблюдения законодательства, позволит компании устранить или существенно снизить правовые риски и риски санкций со стороны контролирующих органов, изготовив необходимые документы до возникновения конфликтной ситуации.

Польза от проведения кадрового аудита

1. Руководство компании получает цельную картину, которая относится к ведению кадровой документации и управлению персоналом в компании.
2. Руководство компании обеспечивает правовую защиту и получает возможность исправить выявленные нарушения, устранив или минимизировав риски задолго до проверок контролирующими органами.
3. Руководство компании получает оценку ведения кадрового учета в компании, а также оценку компетенций ответственных сотрудников.
4. Руководство компании минимизирует риски в области трудовых отношений задолго до возникновения спорных или конфликтных ситуаций.
5. Руководство компании может получить также не самую очевидную на первый взгляд выгоду – это лояльность сотрудников компании, которые понимают, что работодатель заботится об их трудовых правах.