Состав услуги кадрового аудита
Что такое кадровый аудит
Кадровый аудит можно сравнить с бухгалтерским аудитом. Услуга кадрового аудит – это процесс независимой проверки документов, относящихся к кадровому делопроизводству в компании. Процесс включает в себя проверку наличия документов и выявляет несоответствия в документах.
Кадровый аудит может быть внешним или внутренним.
Внутренний аудит проводится самостоятельно силами компании с периодичностью, определенной внутренними регламентами. Аудит может выполняться, например, юристом компании или руководителем отдела кадров. Однако, в данном случае могут возникнуть проблемы из-за того, что аудит проводится заинтересованным лицом. Для повышения эффективности аудита рекомендуется проводить его с привлечением независимых специалистов.
Для внешнего аудита приглашается независимый специалист либо консалтинговая компания. Независимый проверяющий проведет аудит и составит отчет-заключение по результатам проверки, а также рекомендует, каким образом устранить нарушения и несоответствия.
Услуга кадрового аудита может проводиться в форме полного либо выборочного аудита. Выборочный аудит даст общее представление о том, в каком состоянии находится кадровый учет в компании, и определит зоны риска.
Когда компании необходима услуга кадрового аудита
Кадровый аудит не является обязательным мероприятием, но его проведение позволяет компании минимизировать либо устранить финансовые, юридические или репутационные риски.
В каких ситуациях может быть необходима услуга кадрового аудита:
- В компании сменился собственник; в компании произошли изменения в составе руководства;
- В компании произошли изменения в отделе кадров: сменился или уволился руководитель отдела кадров или специалист по кадровому делопроизводству;
- Компания готовится к плановой или внеплановой проверке государственных контролирующих органов;
- Произошли изменения в законодательстве, которые регулируют порядок ведения кадрового учета; произошли изменения в законодательстве, касающиеся кадровой документации;
- Кадровые документы передаются на хранение в архив;
- Конфликтные ситуации с уволенными сотрудниками, риск жалоб в трудовую инспекцию.
Состав услуги кадрового аудита
В ходе услуги кадрового аудита нужно провести следующие работы:
- Экспертиза кадровой документации на наличие полного комплекта кадровой документации, предусмотренного законодательством.
- Экспертиза кадровой документации на соответствие законодательным требованиям.
- Проверка сегментов повышенного риска в компании. Сюда, например, может входит проверка корректности и правомерности оформления иностранцев; проверка корректности оформления документов, регулирующих сверхурочную работу и т.д.
Внешний аудитор проводит все вышеперечисленные работы, а также по результатам проверки предоставляет экспертное заключение. Экспертное заключение отражает ситуацию по ведению кадрового делопроизводства в компании. Это подробный документ, который составляется по определенной схеме, и обязательно включает в себя такие элементы, как:
- Предмет проверки. В этом поле указывается проверяемый документ;
- Вид нарушения. Это поле конкретизирует допущенное нарушение;
- Комментарии. В этом поле указываются нормативные правовые акты, которые регулируют данную ситуацию;
- Риски компании. Здесь указаны возможные санкции, а также рекомендации по минимизации или устранению риска.
Своевременное проведение услуги кадрового аудита внешними, независимыми специалистами позволит выявить случаи несоблюдения законодательства, позволит компании устранить или существенно снизить правовые риски и риски санкций со стороны контролирующих органов, изготовив необходимые документы до возникновения конфликтной ситуации.
Польза от проведения кадрового аудита
- Руководство компании получает цельную картину, которая относится к ведению кадровой документации и управлению персоналом в компании.
- Руководство компании обеспечивает правовую защиту и получает возможность исправить выявленные нарушения, устранив или минимизировав риски задолго до проверок контролирующими органами.
- Руководство компании получает оценку ведения кадрового учета в компании, а также оценку компетенций ответственных сотрудников.
- Руководство компании минимизирует риски в области трудовых отношений задолго до возникновения спорных или конфликтных ситуаций.
- Руководство компании может получить также не самую очевидную на первый взгляд выгоду – это лояльность сотрудников компании, которые понимают, что работодатель заботится об их трудовых правах.