Самые частые нарушения при проверках трудовой инспекции

Как избежать нарушений и последующих штрафов во время проверки со стороны ГИТ? Эта статья даст вам информацию о том, какие нарушения чаще всего находят проверяющие органы.

Наиболее частые ошибки при ведении кадрового администрирования

Локально – нормативные акты:

• содержат информацию об ущемлении прав работника или противоречат ТК РФ (например, не указаны дни выплаты заработной платы или указаны, но не соблюдены сроки, установленные законодательством и т.д.);
• не содержат основные главы,например, в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее ПВТР) не прописана ответственность работодателя;
• устарели, содержат информацию, не относящуюся к действительности, не внесена актуальная информация (например, в ПВТР не внесены изменения на основании измененной ст. 112 ТК РФ);
• не утверждены либо утверждены неправильно,
• работники не ознакомлены с локальными актами либо ознакомлены несвоевременно.

*Разработка нижеперечисленных ЛНА не обязательна, если организация относится к микропредприятию и заключает с работниками трудовые договоры по типовой форме.

• Правила трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• Положение о премировании;
• Графики сменности;
• Другие локальные нормативные акты по труду.

При этом все условия и гарантии должны быть включены в типовой трудовой договор.

Трудовые договоры:

• не содержат общие сведения и обязательные условия (место работы, характер работы, условия труда, социальное страхование[МА1] согласно ст. 57 ТК РФ);
• не имеют информации о размере оплаты труда;
• не подписаны работником и руководителем организации / лицом, подписывающим документы по доверенности;
• не содержат обязательных реквизитов работодателя.

Ошибкой будет, если:

• указана ссылка на штатное расписание или положение об оплате труда вместо размера оплаты;
• окладная ставка и должность противоречит штатному расписанию и локально нормативным актам.

Будет выявлена ошибка, если договор:

• подписан до ознакомления работника с локальными актами организации;
• не утверждён приказом по основной деятельности;
• содержит условия ухудшающие положения работника или противоречащие нормам ТК РФ;
• работнику не выдан на руки второй экземпляр трудового договора;

Важно, чтобы у сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в трудовом договоре в пункте заработной платы был прописан районный коэффициент и/или северная надбавка.

Если в договоре прописаны условия труда работника, но без основополагающих документов, инспекторы ГИТ в обязательном порядке выпишут штраф организации.

Незаконным является заключенный с работником срочный трудовой договор, без[МА3] оснований, прописанных в ст. 59 ТК РФ, либо договор гражданско-правового характера.

ПОМНИТЕ, особое внимание следует уделить проверке трудовых договоров работников:

• работающих во вредных или опасных условиях;
• не достигших совершеннолетия;
• имеющих инвалидность;
• являющихся гражданами другого государства;
• беременных сотрудниц.

По Трудовому Законодательству для этих категорий работников существуют особые условия, которые необходимо включить в трудовой договор.

Трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

• номер трудовой книжки не внесен в книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• трудовая книжка не заполнена на принятого работника в течение пяти дней, записи внесены неверно или с нарушением инструкции по ведению трудовых книжек и вкладышей в них;
• нет наименования организации и даты начала ведения книги учета трудовых книжек и вкладышей в них;
• книга не пронумерована, не прошита и не опломбирована;
• в книгу неверно внесены записи, имеются исправления, перечеркивания, использование корректирующих средств;
• в книге отсутствуют подписи уволенных работников.

Штатное расписание

• есть «вилки» окладов на одной должности;
• занятые ставки не соответствуют действующему окладу, т.е. штатное расписание не актуализировано.

График отпусков

• данный документ отсутствует;
• не утвержден;
• несвоевременно утвержден;
• работники не уведомлены о дате начала отпуска за 2 недели;
• неправильно оформлен перенос отпуска.

Табели рабочего времени

• не соответствует графику работы работника, указанного в трудовом договоре или в приложении к нему.

Расчетные листки

• не выданы работникам (работнику);
• не утверждена форма приказом по основной деятельности, на основании 136 ТК РФ.

Личная карточка работника Т-2

• не заполнена, заполнена частично, заполнена с ошибками;
• не вносится актуальная информация, по изменениям персональных данных, по кадровым перемещениям, аттестации, предоставленным отпускам;
• нет подписей работника и представителя работодателя.

Приказы

• издаются без использования унифицированных форм бланков приказа или используются не утвержденные формы;
• отсутствует подпись работодателя об утверждении приказа;
• отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом;
• не указаны обязательные условия и пункты (дата составления, номер документа место составления, и т. д.);
• не указаны документы-основания либо указаны неверно, на основании которых заведен приказ;
• несвоевременно оформленные приказы;
• неверно указаны сведения (реквизиты компании, наименование должностей и структурных подразделений паспортные данные,);
• использованы неверные или размытые формулировки.

ПОМНИТЕ: визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка наненадлежащим образом оформленный документ – являются серьезными нарушениями.

Руководство организации также подвергнется штрафу, если приказы уничтожены раньше срока или не сданы в архив.

ИЗ ОПЫТА: зачастую компании недооценивают важность кадровых документов, документы либо не оформляют, либо оформляют неправильно. Вследствие этого ГИТ имеет возможность штрафовать компании на большие суммы. Суммы штрафов возрастают, если данные нарушения не устранены, а ГИТ через месяц провел контрольную проверку.

Альтернативой штата HR-специалистов являются компании, оказывающие услуги аутсорсинга КДП. В этом случае у вас есть возможность вместе с оказанием услуги по квалифицированному ведению кадрового делопроизводства, получить консультации юристов и рекомендации опытных HR. Группа нанятых профессионалов поможет минимизировать риски наложения штрафов проверяющими органами, возьмет на себя процедуру общения с представителями проверяющих структур.