Проверка кадровых документов клиента за прошлые периоды. Необходимость и целесообразность

Вопрос о проверке кадровых документов заказчика перед стартом применим, когда это не новый бизнес, а действующая на рынке организация.

Документы, равно как и цели такой проверки, бывают разные.

Конечно, на старте работы мы не сможем оперативно проверить весь предшествующий период или провести полный аудит работы организации до момента передачи этого направления нам. Проверка возможна через совместный проект по комплексному аудиту. Он будет предшествовать старту регулярного обслуживания. Например, в Talent Pool средняя стоимость аудита личных дел и кадровой документации глубиной в три года составляет порядка 1800 рублей на одного сотрудника.

Второй момент – в целесообразности такого аудита. Например, он может понадобиться, если организации предстоит проверка со стороны контролирующих органов. Или руководитель твердо нацелен наладить процесс КДП в организации. От целей зависят сроки и объем аудита.

Если комплексный аудит не проводился, то в ходе предпроектной подготовки мы обязательно обсуждаем с заказчиком ряд важных моментов. Они помогут нам еще «на берегу» оценить существующие риски (экспресс-аудит):

• Состояние ведения кадров до нас и необходимость проверки в перспективе;
• Наличие ЛНА;
• Логика действий в ситуациях после передачи нам кадрового делопроизводства;
• Экспресс-аудит кадровой документации (10 личных дел, журнал приказов за текущий год).

Сюда относятся такие важные блоки:

• Локальная нормативная документация. Если она частично или полностью у клиента отсутствует, то предложим восстановление. Законодательство постоянно меняется, поэтому проактивный поход самый правильный – аудировать и обновлять пакет обязательных ЛНА.
• Формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве.



К ним относятся:

• трудовой договор и дополнительные соглашения;
• приказы «по основной деятельности» и те, документы, которые организация может разрабатывать самостоятельно. Например, приказ о повышении оклада или договор материальной ответственности);
• должностные инструкции (то, что обязательно к подписанию сотрудником, но не имеет унифицированной утверждённый законодательством формы).

В такой ситуации тоже возможны несколько вариантов:

• с согласия клиента мы применяем свой пакет печатных форм кадровых документов (этот пункт обязательно фиксируется в приложении к договору об оказании услуг);
• клиент просит и настаивает использовать его формы. Как и в ситуации с ЛНА, мы обязательно обозначим риски.

Нередко мы встречаем ошибки или несоответствия в таких документах, поэтому сразу информируем о них клиента. Если после этого он продолжает настаивать на использовании собственных форм, то все сопутствующие риски фиксируем в дополнительном соглашении к договору.

Бывают случаи, когда клиент говорит о том, что не знает кто и когда разработал форму трудового договора, но в силу определенных обстоятельств не готов принять форму агентства. Мы пойдем на встречу и разработаем документы эксклюзивно под него, с учетом его специфики и в полном соответствии с законом. Такой сценарий вполне экономичен для клиента.

Когда мы видим ошибку из предыдущего периода и понимаем, что это объемный совместный проект, то садимся и обсуждаем дальнейшие шаги с заказчиком. Например, ошибка в форме трудового договора с уволившимся сотрудником. На первый взгляд, критично. Выяснилось, что это единичный случай, потому что далее форма нигде не используется. К тому же претензий от сотрудника за данный период не было. Все начисления ему сделаны. Да, ошибка имеет место, но серьезных рисков для работодателя не несёт.

Часто возникают и противоположные ситуации.

Например, когда мы стартовали в середине периода, а ошибка – в графиках работы сотрудников за текущий год. Это уже критично и влечет финансовые потери. Поясним. Нестыковки в графике конвертируются в переработки и отклонения. А они, в свою очередь, подлежат компенсации сотруднику со стороны работодателя в конце года. Если это вовремя не исправить, то такое нарушение обнаружится по итогам сдачи компанией годовой отчетности. Она заплатит штраф. В такой ситуации мы согласовываем порядок действий с клиентом и устраняем все несоответствия.

Когда нужно подготовиться к аудиторской проверке за предыдущие периоды – год, два или три, разумно брать для анализа именно этот диапазон, не углубляясь в архивные данные.

И о приятном бонусе в работе с Talent Pool. Если у клиента увольняется сотрудник даже на старте нашего сотрудничества, то мы обязательно проверяем наличие всех документов по нему минимум за три года.

Такое «восстановление» для клиента происходит максимально бесшовно.

Наш опыт показывает, что в момент увольнения сотрудника целесообразно перепроверять наличие всех кадровых документов по нему.

В своей практике мы столкнулись с большим количеством кейсов. Не всегда самых простых. У нас успешный опыт в трудовых спорах. Поэтому экспертиза Talent Pool на службе работодателя – это гарантия безопасности в отношениях с сотрудниками – в текущих ситуациях и сложных вопросах.