Как пройти плановую проверку ГИТ без сложностей?

Даже если вы – ответственный и честный работодатель, слова «плановая проверка ГИТ» неизбежно вызовут у вас трепет. То, что документы ведутся, выплаты производятся вовремя, а работники довольны, еще не дает гарантии, что трудовой инспектор не найдет, к чему придраться.

Тем не менее, с помощью ряда действий можно минимизировать этот риск и спокойно пройти проверку ГИТ.

1.                  Проверьте, включена ли организация в график плановых проверок на текущий год.

Эта информация находится в открытом доступе на сайте Роструда – в документе "Сводный план плановых проверок на 2020 год" .

Даже если вы вдруг пропустили эту информацию, у компании будет небольшая фора: согласно законодательству, инспектор Роструда обязан предупредить вас о грядущей плановой проверке не позже, чем за 3 дня до указанной даты.

2.                  Организуйте внутренний аудит

Вы знаете дату проверки и ее тему. Пора удостовериться, все ли в порядке с вашей документацией.

Существует четко регламентированный список документов, которые имеют право запрашивать государственные инспекторы труда. Список объемный, но чаще всего от ГИТ поступает запрос на:

• Учредительные документы
• Коллективный договор, который действует на момент проверки
• Актуальное штатное расписание, списочный состав работников
• Табели учета рабочего времени
• График отпусков
• Трудовые договоры
• Приказы о приеме, отпуске, командировке и т.п.
• Внутренние локальные нормативные акты, в том числе по охране труда, в сопровождении документов, подтверждающих, что сотрудник ознакомился с указанными актами.

Чтобы трудовой инспектор не нашел, к чему придраться, организуйте внутренний аудит кадровых документов (а еще лучше – поставьте такой аудит на регулярную основу).

Для проверки представитель ГИТ будет использовать один из официальных проверочных листов (всего их более 130).

Вы можете найти в открытом доступе те листы, которые соотносятся с темой проверки, и с их помощью проанализировать то, что будут смотреть проверяющие органы (или с той же целью воспользоваться сервисом «Электронный помощник» на сайте онлайнинспекция.рф). Все чек-листы можно условно поделить по трем тематикам: касающиеся кадровых вопросов, относящиеся к оплате труда или к охране труда.

При внутреннем аудите стоит письменно фиксировать все ошибки и прописывать методы (и сроки) их исправления. Удобно, что в каждом проверочном листе помимо вопросов есть «шпаргалка» в виде нормы закона, которой должен руководствоваться работодатель. Это поможет с поиском возможных недочетов и их исправлением.

Бывает так, что административные ресурсы не позволяют выделить достаточно времени на доскональное изучение документации. Или организации нет смысла держать в штате высококвалифицированного кадровика, поскольку для него нет соответствующей нагрузки.

В этом случае есть смысл привлечь к аудиту стороннюю компанию, которая имеет опыт сопровождения компаний при проверке ГИТ. Например, специалисты компании Talent Pool обладают достаточной практикой и профессиональными знаниями, чтобы провести предварительное экспертное исследование компании в плане соответствия требованиям ГИТ, подсказать, какой документации не хватает, какие ошибки необходимо исправить, что нужно обновить в соответствии с действующим законодательством.

3.                  Контролируйте действия представителя ГИТ

Свершилось – трудовой инспектор пришел. Даже если вы провели предварительный аудит, произвели все необходимые поправки, полностью уверены, что придраться не к чему - расслабляться пока не стоит.

Надо помнить о соблюдении законодательства не только с вашей стороны, но и со стороны представителя ГИТ. Например, при плановой проверке вы должны не позднее, чем за 3 рабочих дня, получить копию приказа о проверке, заверенную печатью. Если документ получен позже, то проверка уже станет неправомерной.

Далее, при посещении инспектор должен предъявить вам служебное удостоверение, а также нормативный документ (тот самый приказ о проверке).

Работодатель обязан предоставить представителю ГИТ все документы, которую он запрашивает. Однако следует помнить, что инспектор имеет право затребовать только ту информацию, которая относится непосредственно к предмету и теме проверки.

К сожалению, далеко не всегда легко определить, какие именно сведения вы обязаны предоставить, а какие имеете право скрыть, а также действует ли инспектор в рамках своих полномочий. Но тратить время на то, чтобы в этом разобраться – не так рационально (и не совсем надежно). Гораздо продуктивнее воспользоваться услугой сопровождения проверки со стороны опытного партнера.

Talent Pool – компания, которая позволит соблюсти ваши интересы при визите представителей ГИТ, проверит законность хода проверки, удостоверится в правомерности действий инспектора. При необходимости – оперативно поможет подготовить или восстановить нужный пакет документов.

Желаем вам успеха при прохождении плановой проверки и всегда готовы оказать помощь!