Безопасность, эффективность, удобство и гибкость. Или простыми словами о кадровом аутсорсинге

Интервью Наталии Вороновой, генерального директора Talent Pool.

Содержание:

• О «болях» бизнеса, которые можно устранить с помощью кадрового аутсорсинга
• Аутсорсинг – как точка роста для бизнеса
• Что можно передать провайдеру?
• Кто наш клиент?
• Стандарты и отсутствие шаблонов – иной подход к уровню сервиса

– Какие «боли» при работе с кадрами можно устранить с помощью кадрового аутсорсинга?

– Одна из ощутимых «болей» – это безопасность и эффективная работа компании при взаимоотношениях с сотрудниками. Речь о снижении рисков возникновения конфликтных ситуаций внутри компании и с контролирующими органами.

Из ключевых изменений за последнее время – закон о дистанционной работе и обновление политики персональных данных. Кроме того, сегодня значительно вырос объем и сократились сроки подачи отчетности в ведомства. В частности, вопросы от Пенсионного Фонда, касающиеся пенсионных начислений. В своей практике мы довольно часто встречаем ситуации, когда внутренний специалист организации отвечает на запросы или сдает отчетность с отклонениями по срокам и формату. А это, в свою очередь, прямые финансовые риски организации и ее сотрудников.

Наблюдается и повышенное внимание со стороны государства к трудовым отношениям – величине заработной платы, количеству штатных единиц, отсутствию сокращений, излишнему применению форм сотрудничества с самозанятыми и в рамках гражданско-правовых договоров. Каждый из этих аспектов требует дополнительных объяснений от работодателя в случае проверок. Здесь важна системная работа и грамотно выстроенный бизнес-процесс внутри компании.

Мы пришли к твердому убеждению – логику работы в плане ведения кадрового делопроизводства необходимо пересматривать не реже двух раз в год.

– Почему кадровый аутсорсинг сегодня – это инструмент роста бизнеса компании?

– До сих пор распространено заблуждение, что аутсорсинговая компания претендует на блок работы кадровика. Это совершенно не так. Мы забираем себе только рутину. Сюда относится подготовка кадровых документов, ввод информации в базу, качественные корректные отчеты тогда, когда они нужны. С учетом пандемии ведем и весь блок требований по вакцинации.

Каждый день мы сталкиваемся с большим количеством разноплановых случаев, задач, ситуаций, поэтому располагаем обкатанными путями их решения. Если возникает какая-то новая ситуация, мы знаем где взять первоисточник.

Польза бизнеса от аутсорсинга – именно в экспертизе провайдера. Наша экспертиза доступна клиенту не в качестве разовой консультации, а на постоянной основе. Я считаю, что в определенные моменты, просто необходимо подсказать клиенту как будет проще, правильнее и безопаснее.

Приведу пример. В Talent Pool через аутстаффинг оформлены сотрудники-иностранцы наших клиентов. Когда в 2020 году началась пандемия, сразу возник вопрос – куда и как подавать уведомления, если специалиста нет и сама миграционная служба работает дистанционно. Тогда мало кто мог дать развернутую консультацию. В итоге очень много компаний получили штрафы.
Мы же понимали, что эти штрафные санкции можно оспорить. Здесь очень важно привести правильные аргументы, и они сработают, но только если компания со своей стороны сделала корректную процедуру розыска, подачи и замены документов, учла все законодательные нюансы.

– Что можно передать на аутсорсинг?

– Практически любой процесс, который происходит в организации при работе с персоналом. Оформление кадровых документов, учет, ведение базы, ввод информации, подготовка графиков отпусков, разработка рабочих графиков на следующий год, информирование сотрудников, сбор документации, архивация, подготовка к аудиту и другие.

Подготовка отчетности - пожалуйста.

Кроме того, могут быть переданы все коммуникации с сотрудниками (естественно это делается с полномочиями). И даже – организация деловых поездок. Мы делаем это профессионально.

Ведь очень важно, например, чтобы при расчете заработной платы сотрудников, ни одно кадровое движение не было упущено. Проблема проявится в тот момент, когда расчет сделают с ошибкой, потому что кадры пропустили. Наша задача – ничего не упустить. Главное, чтобы сам клиент понимал – зачем он это передает и что ждет на выходе.

В конце концов, аутсорсинг – это помощь HR-специалисту. Инструмент, который снижает его нагрузку от типовых рутинных задач в пользу стратегических, связанных с развитием персонала.

– Кто наш клиент?

– В основном это компании федерального уровня с развитой региональной сетью. Однако это могут быть и производственные площадки со сложными условиями труда, в северных районах, например. Мы помогаем кадровой службе и бухгалтерии разбираться со всеми нюансами, которые касаются северных надбавок, районных коэффициентов, дополнительных отпусков и другими тонкостями.

Это могут быть и ИП, где собственник планирует дальнейшее развитие бизнеса через реструктуризацию в ООО или группу компаний, и в будущем хочет сэкономить время и средства на восстановление всей системы кадрового делопроизводства.

Стоимость наших услуг не может быть сопоставима с затратами на штатного сотрудника, потому что уже включают в себя человеческий, технический и процессный факторы. При этом комиссия нашей компании значительно ниже суммарных затрат на организацию всего бизнес-процесса внутри компании.

– Какие стандарты в работе применяются? Используются ли шаблоны в реализации проектов?

– Если мы берем, например, ведение кадрового делопроизводства, то работа строится исключительно в рамках действующего законодательства, и отклонений здесь быть не может.

Каждый клиент приходит со своим запросом и историей того, что ему нужно. В такой ситуации мы всегда можем подстроиться. Если он говорит – «делайте руками то, что я скажу» – хорошо, мы так умеем, но это будет имплант-сотрудник или имплант-сотрудник и услуга. По схеме «сделайте так, как мы говорим, но ответственность полностью ваша» мы не работаем.

В любой нестандартной ситуации предлагаем свое решение. Клиент может согласиться, отказаться, скорректировать или запросить «почему», но решение мы предложим. Если клиент согласен, то мы быстро его реализуем.

Например, был запрос от организации, которая активно наращивала штат за счет дистанционных сотрудников (порядка 800 человек). Штатные кадровики не справлялись с таким объемом, и в результате качество ведения кадрового учета и своевременность расчета заработной платы сильно страдали. Мы подключились к проекту и в короткие сроки смогли отладить процессы по кадровому администрированию и всем выплатам. Удалось это за счет автоматизации рутинных операций клиента в его учетной базе. В итоге он сэкономил порядка 30% от ежемесячных затрат и исключил свои риски в сфере трудового законодательства.

Еще один пример. Крупная компания обратилась за оперативной помощью в ситуации с высококвалифицированным иностранным специалистом. Требовалось ввезти и в сжатые сроки оформить в штат архитектора из ЕС. Мы предложили логику сотрудничества, которую клиент одобрил. Для реализации проекта был задействован один из наших партнеров. В результате проект был завершен, в те сроки, которые мы обещали. Иностранец приехал в Россию и вышел на работу со всеми обеспечительными документами. Требования законодательства были полностью соблюдены.

Помимо аутстаффинга, мы оказываем услуги в сфере аутсорсинга охраны труда. Это обязывает к оперативной реакции на любые нестандартные случаи, происходящие на площадке клиента. К сожалению, такие ситуации случаются. Мы используем наработанные процессы и экспертизу внутренних специалистов, которые знают все необходимые нормы и находятся на постоянной связи с клиентом.

Подчеркну, что основная задача для нас – обеспечение безопасности клиента в рамках трудовых отношений: отсутствие штрафов, сложностей с сотрудниками, претензий со стороны контролирующих органов, ошибок в отчетности и кадровых документах. Все функции, права и обязанности прописываются в контракте и неукоснительно соблюдается.

Я убеждена – если клиент передал на аутсорсинг какой-то процесс, он должен о нем забыть и заниматься своими основными задачами. Именно такого формата работы мы придерживаемся.