Передача данных или быстрый старт работы с аутсорсером

Как и в случае с хранением кадровой документации, здесь мы предлагаем клиенту несколько вариантов взаимодействия.

• Самый востребованный – когда клиент направляет нам данные для приема, увольнения или на отпуск сотрудника по электронной почте. Это просто и удобно. Адреса электронных ящиков для обмена информацией мы фиксируем в договоре. Это точка контроля для нас по факту и времени поступления данных от клиента.
• Введение данных клиентом непосредственно в нашу учетную систему (1С или иную).

А далее работа строится в рамках взаимных договоренностей, на основании которых формируем процессный регламент.

Применение первого либо второго подхода может зависеть от нескольких факторов: пожеланий клиента, его текущих бизнес-процессов и даже внутренней ИТ политики. С нашей стороны мы сделаем настройки для удобства клиента с соблюдением всех требований.

Как только к нам приходит информация о предстоящих кадровых событиях, мы оперативно готовим документы. Затем направляем их на подпись клиенту или напрямую сотруднику. Либо приглашаем сотрудника к нам в офис. Все зависит от утвержденного порядка взаимодействия.

Вне зависимости от способа коммуникаций, всю документацию мы аккумулируем у себя и эти документы своевременно доставляем клиенту на подпись. А через некоторое время забираем их и раскладываем по местам хранения. Естественно, на каждом этапе применяется опись и системный учёт, чтобы можно было чётко отследить, где находится каждый документ и на какой он стадии. Применяем такие статусы по документу: направлен сотруднику (как, чем, когда); получен от сотрудника; направлен клиенту на подпись; возвращен и лежит в архиве; лежит личном деле; лежит в папке приказов и другие. Мы обязательно ставим одну из этих пометок и актуализируем ее при изменении ситуации.

Любое распоряжение от клиента мы получаем по электронным каналам связи – его очное участие здесь не требуется. Оригиналы документов у нас всегда под контролем с целью обеспечения их сохранности.