Под контролем аутсорсера: отчетность по кадрам и по заработной плате

Отчётность в рамках договора на ведение кадрового делопроизводства и расчёта заработной платы, безусловно, готовит агентство. Здесь никакой вариативности нет. А вот формат взаимодействия с клиентом с целью передачи такой отчетности, может быть различным. Он зависит, прежде всего, от полномочий, которыми наделяет нас клиент в этом вопросе.

Вариант 1. Отчетность подает клиент

Мы со своей стороны готовим все необходимые данные – из учётной базы выгружаем файл в согласованном формате (для удобства, это как правило, .XML) и по электронной почте направляем представителю клиента.

При необходимости файл с отчетом заказчик может загрузить через свои сервисы и проверить. Там все данные будут видны. После чего, используя свою электронно-цифровую подпись, он подает отчет и получает протокол.

Важно, что все данные с отчётностью, мы всегда направляем клиенту заранее. Для того, чтобы, он успел все самостоятельно проверить. При этом, как показывает наша практика, информация со стороны клиента не всегда приходит вовремя. Пример – расчет зарплаты. Бывает так, что последние корректировки мы получаем с утра в день выплаты. Это не норма. Безусловно, авральный режим чреват ошибками. Наша задача свести такие риски к нулю.

С целью исключить подобные ситуации, мы проговариваем и утверждаем с клиентом порядок действий и заносим в это в договор. В любом случае, при своевременном исполнении регламента, вся информация у клиента будет не позднее одного рабочего дня до финальной даты сдачи отчётности.

Вариант 2. Отчетность подает агентство

В таком случае исполнителю необходимы полномочия – доверенность от лица клиента. По ней представитель агентства получает в ФНС электронно-цифровую подпись и в дальнейшем вправе подавать отчётность. Такая практика существует, но она не повсеместная. Заказчики все-таки предпочитают подавать отчеты самостоятельно.

Тем не менее, даже здесь, мы обязательно предоставим клиенту все данные для контроля и проверки. Если вопросов не возникло, и клиент утвердил отчетность, мы передаем информацию в контролирующие органы.

Зачем эта предварительная проверка со стороны клиента?

Исходя из нашей практики, бывают ситуации, когда клиент действительно что-то упустил (это скорее исключение). Тем не менее, на этом этапе еще можно внести какие-то финальные коррективы.

Кто именно передает отчетность в контролирующие органы – исполнитель или заказчик – весьма критичный. Это мы проясняем это еще на стадии обсуждения контракта. И когда ответ получен, готовясь к запуску, решаем все необходимые технические вопросы.