Когда аутсорсинг кадрового учета реально экономит бюджет?

Наш опыт показал, что руководитель готов передать непрофильные операции (кадровый учет, расчет заработной платы, бухгалтерский учет) сторонней компании по нескольким причинам:

• Повысить рентабельность бизнеса.
  — Потребность возникает под влиянием внешних факторов (экономический спад, санкции, корона-кризис и т.д.).
  — При росте бизнеса, когда бюджет на обслуживающие операции постоянно растет.
• Снизить затраты.
  Основано на распространенном заблуждении, что услуги аутсорсинговой компании с экспертами в штате могут стоить гораздо дешевле штатного специалиста-двух. Чаще всего возникает у собственников микро- и малых предприятий, ИП. Их ожидания по цене таких услуг могут в разы отличаться от предложений по рынку.
• Отладить внутренние бизнес-процессы.
  Вне зависимости от экономической ситуации. Например, когда в компании с завидной периодичностью возникают ошибки на каком-то участке, были случаи получения штрафов и трудовые споры.
• Быстро справиться с форс-мажорной ситуацией.
  Например, когда ответственные за КДП специалисты одномоментно покидают компанию и данное направление остается «неприкрытым». Эту головную боль решает HRD, директор или собственник бизнеса.

Их объединяет одно – необходимость передать ответственность и контроль качества услуги.

С потребностями все понятно. Но, как говорил один персонаж известного фильма, - «Пусть наши желания всегда совпадают с нашими возможностями». Согласитесь, что с этим, как правило, труднее – и в жизни, и в бизнесе.

Далее начинается чистая математика! Инвестиции в проект под названием «аутсорсинг» без понимания всего спектра выгод этого инструмента, затрудняют принятие решение в его пользу.

Для иллюстрации рассмотрим несколько примеров из нашей практики.

Пример № 1

Дано: 110 сотрудников в штате, из них на договорах ГПХ – 8 чел., на трудовых договорах – 102 чел., в том числе один иностранный работник с патентом. Ведет кадровое делопроизводство – 1 специалист.

Текучки – нет. Командировки – в среднем один раз в два месяца у трех работников.

Ключевая проблема клиента: проигранные трудовые споры в течение календарного года.

*с учетом средней стоимости ПО, оборудования и ИТ услуг по рынку
** может меняться в зависимости от загруженности специалиста

Калькулятор сравнения затрат поможет вам узнать реальную стоимость ведения кадров. Перейти>>

Пример №2

Дано: 56 сотрудников в штате, из них на ГПХ – 0, на трудовых – 56, есть иностранцы в штате (разные параметры). КДП ведет 1 совместитель или приходящий специалист за ½ ставки.

Ключевая проблема клиента: штраф по итогам проверки ГИТ за найденные несоответствия в ведении КДП. Ненадежность временного (приходящего) сотрудника.

*с учетом средней стоимости ПО, оборудования и ИТ услуг по рынку

Пример №3

Дано: 621 сотрудник в штате. География работы – вся РФ. Из них на ГПХ – 50, на трудовых – 571, есть иностранцы в штате – 23. Команда ответственных за КДП – 3, один руководитель и два специалиста.

Ключевая проблема клиента: одновременное увольнение ответственных сотрудников (желание исключить подобный «форс-мажор» для компании в дальнейшем).

*с учетом средней стоимости ПО, оборудования и ИТ услуг по рынку
** может меняться в зависимости от загруженности специалиста

Пример №4

Дано: 10 сотрудников в штате, на трудовых – 10.

Ключевая проблема клиента: КДП почти не ведется. Хочет «обелить» бизнес и выйти на новый качественный уровень.

Выгоды от перехода на аутсорсинг:

• Безопасность бизнеса:
  — исключение зависимости от человеческого фактора, бесперебойность ведения операции (исключаем риски, связанные с увольнением, отпуском, больничным и т.д. / недобросовестностью и низкой квалификацией привлекаемых исполнителей);
  — передача ответственности за качество ведения бизнес-процесса в целом;
• Перераспределение затрат с поддержания кадровой функции;
• Экономия времени на решение текущих ситуаций с сотрудниками при поддержке провайдера;
• Экономия времени при масштабировании бизнеса за счет экспертизы и материально-технической базы провайдера;
• Смещение фокуса внимания руководителя с непрофильных операций на стратегические направления.