Хранение кадровой документации. Особенности работы аутсорсера

При заключении договора мы обязательно проговариваем с клиентом удобный способ взаимодействия, порядок хранения и передачи кадровой документации, организации процесса приема и увольнения сотрудников.

Пример 1.

Клиент готов/хочет самостоятельно подписывать бумаги с сотрудниками при трудоустройстве. Логика работы с документами следующая.

Мы готовим все необходимые документы и направляем их по электронной почте ответственному лицу клиента. Тот их распечатывает, подписывает с сотрудником и от имени работодателя, а затем складывает в определённые места хранения.

Примерно раз в неделю (все зависит от объема документооборота) наш сотрудник приходит к клиенту за документами. Он их обязательно сверяет с описью, это важно, а затем забирает в наш офис и раскладывает по личным делам, журналам, местам хранения. Трудовая книжка сотрудника, как и предписано законодательством, хранится в несгораемом шкафу. Движение документов в сторону клиента происходит по такой же логике.

Пример 2.

Клиент передает нам коммуникацию с персоналом от своего имени. В таком случае сотрудника мы приглашаем в наш офис к определенному времени. Пакет документов по нему уже полностью готов и распечатан. Он их подписывает, знакомится с локальными нормативными актами компании-клиента, получает ответы на все возникшие вопросы. После чего наш специалист отвозит документы в офис клиента на подпись. Все они визируются, с той же описью возвращаются к нам и распределяются согласно номенклатуре дел.

Пример 3.

Клиент готов хранить всю документацию у себя, а оформление и взаимодействие с сотрудником – нашими силами. Это наименее удобный вариант. Однако мы работаем и в таком формате.

Здесь наш представитель выступает не в роли курьера, а в качестве «рабочих рук» на стороне клиента или другими словами «имплант» сотрудника. Он максимально вовлечен во внутренние процессы заказчика и обладает всей необходимой информацией в зоне своей ответственности. То есть он подготавливает формы и раскладывает документацию определённым образом, передает ответственному лицу клиента все документы, дает все необходимые комментарии. Безусловно он помогает разобраться, отвечает на вопросы и запросы, в том числе контролирующих органов.

Если формат работы не предполагает постоянного нахождения импланта на территории клиента, то мы согласовываем дни его нахождения в офисе заказчика. При этом все текущие вопросы, технические моменты и правовая помощь в сложных ситуациях доступны клиенту Talent Pool на постоянной основе. А сам «имплант» сотрудник – под нашим чутким контролем.

Оговоримся, что такой вариант обоснован, если у клиента внушительный объем документации и все сотрудники находятся в одной локации (предприятие, офис, ОЦО). В случае, когда у клиента большой штат сотрудников в разных локациях и соответствующий документооборот, логичнее оставлять его на стороне Talent Pool. Так, в случае аудита или иной проверки, проще найти и предоставить клиенту все необходимые документы из картотеки исполнителя, нежели искать в архиве клиента и делать скан-копии.

Ведение электронного архива более трудозатратно, но оправдывает себя скоростью и возможностью контроля документации и наличие её.