Хороший кадровик и ведение воинского учета

Содержание статьи:

• Ведение воинского учета в организации – реалии 2022 года
• Постановка воинского учета
• Особенности документооборота в воинском учете

Организация и ведение воинского учета – это обязанность каждой организации. Данное направление всецело относится к компетенциям кадровой службы, потому что именно здесь аккумулирована вся необходимая информация по сотрудникам. Правда, зачастую кадровики его на себя не берут, а руководитель организации может и вовсе не знать про такую необходимость. В результате потребность в воинском учете возникает как реакция на пройденный опыт – по итогам плановой проверки контролирующих органов или в ходе запроса из военкомата.

До недавнего времени, блок воинского учета не был под пристальным вниманием работодателей в отличие, например, от охраны труда. Однако в свете последних событий тенденция поменялась. Многие организации получили соответствующие запросы по спискам военнообязанных в штате. Безусловно, в большей степени это коснулось крупных производственных предприятий с государственным участием – заводов, концернов и т.д. Но и некоторый малый бизнес такие запросы тоже получил.

Все это говорит нам о том, что в ближайшей перспективе законодательство в сфере воинского учета будет развиваться и совершенствоваться. И здесь очень важно придерживаться тренда системной работы в кадровом делопроизводстве.

Постановка воинского учета

Воинский учет начинается с постановки. Регистрация происходит по ее юридическому адресу. С этого момента, ответственный специалист должен содержать в актуальном состоянии списки и всю информацию по сотрудникам из числа подлежащих призыву и находящихся в запасе. А также своевременно подавать в военкомат отчетность по ним – при приеме и увольнении.

За последние полгода письменные запросы из военкоматов стали поступать юридическим лицам значительно чаще. При этом резкого ужесточения ответственности за несоблюдение порядка ведения воинского учета пока нет. Но это не значит, что этот блок нужно оставить без внимания. Ситуация может поменяться. Профессионалу в области кадрового делопроизводства необходимо держать «руку на пульсе» и уметь быстро реагировать.

По нашему опыту процесс постановки и ведения воинского учета не занимает много времени. Кроме того, имеющаяся в арсенале кадровика система учета помогает автоматизировать многие операции, включая подготовку уведомлений в военкомат.

Когда организация только начинает ввести воинский учёт, первое, что необходимо сделать – это актуализировать данные по военным билетам сотрудников. Риски для организации здесь довольно высоки, поскольку предугадать реальное положение дел невозможно. Например, отказывается ли ваш сотрудник от воинского призыва, или у него потерян воинский билет, или что-то ещё, чего мы не знаем.

Сотрудники, как правило, негативно относятся к этому вопросу. Есть лайфхак, чтобы не допустить массовый характер такого возмущения. Необходимо запустить процедуру актуализации всех документов с их персональными данными.

И действительно, законодательство в этой сфере менялось в марте прошлого года. Существует большая вероятность, что многие компании ещё не до конца учли эти изменения в своей локальной нормативной документации.

Да, предоставление обновлённых персональных данных – обязанность работника. Но она должна быть закреплена в трудовом договоре. При этом у работодателя нет возможности проверить этот факт (за исключением случаев смены фамилии и ряде других) и каким-то образом повлиять на исполнение этой обязанности. Отсюда и вытекает целесообразность проведения такой актуализации. Одновременно можно будет обновить всю информацию, которая необходима для постановки воинского учёта в случае, если он ранее не велся. Процедура отвлечёт внимание работников от воинского учёта и позволит кадровой службе качественно и корректно завершить постановку, а далее заниматься только ведением.

Особенности документооборота в воинском учете

В части документооборота здесь есть ряд сложностей.

Военные комиссариаты не принимают уведомительные документы в электронном виде, а значит их необходимо распечатать и отвезти. И почтовая отправка, как правило, работает крайне плохо. Кроме того, если вы оформили что-то не так, это может быть расценено как нарушение. Поэтому с точки зрения безопасности мы рекомендуем организовать такую подачу в очном формате или по факсу. То есть способом, который дает ценную «обратную связь» – документы заполнены корректно и сведения приняты.

Казалось бы, схема стара как мир, но есть масса регламентов, при которых кадровику легко допустить неточность. По аналогии с оформлением иностранцев – каждое подразделение МВД запрашивает свой перечень документов. И узнать об этом можно только на месте. С воинским учетом тоже самое – несмотря на общепринятый формат, уведомления от работодателя требуются по образцу, установленному конкретным военкоматом.

В итоге, чтобы сэкономить время и обезопасить компанию, необходимо уточнить форму запрашиваемого документа в вашем районном военкомате, принять её внутри организации и далее использовать. К тому же есть вероятность, что формы в другом военкомате будут отличаться от принятых ранее. Поэтому если компания планирует открытие ОБП в рамках нового района, этот момент необходимо прояснить.

Да, повторимся, каких-то масштабных штрафных санкций за отклонения в ведении воинского учёта в отношении компаний сейчас не применяется. Однако ситуация может измениться, и кадровику необходимо регулярно отслеживать такие изменения. Тем более, если в организации большая штатная численность и высокая доля работников из числа военнообязанных. В данном случае внедрение этой функции будет означать безопасность компании еще в одном направлении.