Хороший кадровик и качественный учет документов по личному составу

Содержание статьи:

• Особенности подхода к учету кадровых документов сотрудников
• Что такое полный список документов по каждому сотруднику
• Преимущества полного списка документов по каждому сотруднику
• Важное в учете кадровых документов
• Про заблуждения в области аутсорсинга кадрового делопроизводства

Особенности подхода к учету кадровых документов сотрудников

На сегодняшний день нам не удалось найти ни одного реестра, который бы содержал полный список документов по каждому сотруднику за весь его период работы в компании. И это несмотря на наличие большой «вспомогательной» базы – нормативных актов, локальной документации, множества рекомендаций по заполнению кадровых документов, журналов в системах учета т.д.

В Talent Pool такой реестр создан и активно используемся. Он существенно упрощает работу кадровика и сводит к нулю риск возникновения ошибок и потери документов.

Что такое полный список документов по каждому сотруднику

Как это выглядит? По содержанию реестр схож с карточкой Т-2. Он максимально емкий и отражает всю информацию по конкретному работнику, включая все события по сотруднику: работа в выходные дни, отгулы, «донорские» и прочее. А также все данные, которые не отображаются в 1С ЗУП и не влияют на начисления, включая приказы по основной деятельности и служебные записки.

Если разобраться, то сама форма Т-2 далеко не идеальна. Даже отпуска и переносы добавляются в нее в ручном режиме. Тем не менее, заявления и графики отпусков, служебные записки и все, что с этим связано, являются неотъемлемой частью кадрового документооборота с работником. Мы учли это и занесли в наш реестр документов по сотруднику.

Хранится он в личной карточке сотрудника в 1С: ЗУП. Специалист ведет его в формате excel, но мы уже работаем над его интеграцией в систему учета. Как показала практика, он может содержать порядка 20-ти листов формата А4. Это немало, но удобно и информативно.

Преимущества полного списка документов по каждому сотруднику

С появлением такого полного списка у кадровика есть чёткое понимание того, какие именно документы должны быть оформлены по сотруднику, какие из них и в каком формате нам вернулись.

Именно сложные ситуации стимулируют улучшать внутренние бизнес-процессы. Концепция нашего реестра возникла именно так. Был кейс с увольнением дистанционного работника. Этот сотрудник долгое время проработал в компании и часто брал отпуска – по одному-три дня (это же не запрещено законом). И при этом несколько раз их переносил. Представьте, какой это объем документов только на одном человеке! А сколько должно быть подписано за все годы? Как соблюсти все сроки и ничего не упустить?

Конечно, вы вправе вести сразу несколько реестров: реестр трудовых договоров, реестр приказов, журнал приказов, журнал приказов по основной деятельности и т.д. Но, когда дело коснётся одного-единственного сотрудника со стажем от 5 лет, кадровику будет крайне сложно отследить наличие, местонахождение документов по нему и оперативно найти их при необходимости.

Почему такой список до сих пор не утвердили на законодательном уровне? Вопрос – риторический.

В практическом плане, проблема с подбором документов по запросу из контролирующих органов решается одним нажатием кнопки.

Еще одно преимущество ведения полного списка документов по каждому сотруднику – точки контроля. Например, в ситуации, когда документ должен быть предоставлен только в оригинале. Значит, у нас есть плановый срок возврата. В реестре это наглядно отображено и все сроки четко соблюдаются. Туда же мы заносим номер почтового отправления, опись, все скан-копии документов. И даже если будет трудовой спор – мы во всеоружии. Главное ради чего этот инструмент и создавался – юридическая безопасность работодателя от необоснованных претензий сотрудника.

Важное в учете кадровых документов

Еще один важный аспект в разрезе учета кадровых документов – своевременное систематичное ознакомление сотрудников со всеми инструкциями и изменениями (во внутренних локальных нормативных актах; при расчете бонусов; режима работы и т.д.). Особенно актуальной эта тема была, когда сотрудников временно переводили на дистанционную работу. Делать это нужно максимально корректно, чтобы у сотрудника не было повода упрекнуть работодателя в ущемлении своих прав.

По нашему опыту, работник редко хочет просто «насолить» своему работодателю. На первом плане почти всегда стоит вопрос денег. А вот насколько его желание правомерно, напрямую зависит от качества работы ответственного за кадры. В противном случае, работник-истец легко докажет в суде, что ознакомлений не было. А, значит, увольнение – незаконное. Равно как и обратное. Если выяснится, что с новым положением или произведёнными изменениями работник был ознакомлен в установленные сроки, то масса вопросов в ходе судебного разбирательства автоматически снимется.

Конечно, к российской судебной практике по трудовым спорам по-прежнему много вопросов. Например, у нас в стране отсутствует прецедентное право. При одинаковых исходных данных суд может встать как на сторону работника, так и работодателя. Предугадать это практически невозможно. Все, что может сделать со своей стороны кадровик – это строго соблюдать трудовое законодательство, оформлять все обязательные документы и проводить ознакомление в установленные сроки.

Важный момент. Даже если какое-то ознакомление с точки зрения производственного процесса кажется кадровику совершенно несущественным, поверьте нашему опыту, в перспективе может сыграть не в пользу работодателя.

Про заблуждения в области кадрового делопроизводства

По поводу распространенных заблуждений в отношении аутсорсинга.

Многих собственников и руководителей бизнеса может смущать «излишняя» осведомленность провайдера об их внутренних процессах. Да, если исполнитель – недобросовестный. На самом деле, такие риски есть в любой сфере бизнеса и частной жизни.

Профессионалы используют NDA и в договоре на оказание услуг учитывают все нюансы и специфику компании-заказчика.

Практика показывает, что риск заказчика от потери такой информации намного ниже, чем риск возникновения, например, трудового спора или коллективного трудового спора.

98% успеха заказчика при работе с аутсорсерами – принять взвешенное решение по итогам оценки всех рисков. И если руководитель действительно понимает, что хочет заниматься развитием бизнеса и на поддерживающие функции тратить меньше своего внимания, то важно нанять квалифицированного специалиста, либо привлечь стороннюю компанию в качестве консультанта.

Для нас и наших клиентов качество ведения кадрового делопроизводства – это про:

• скорость реализации принятых руководством решений;
• удобство благодаря автоматизации;
• поиск точек роста и выявление «слабых мест»;
• работу на опережение и погружение в процесс на 100%.

Готовы делиться своей экспертизой и помогать в решении вопросов с кадрового делопроизводства. Просто оставьте удобные для связи контакты, и мы свяжемся в течение 5 минут!