Хороший кадровик и архивация документов

Содержание статьи:

• Что такое архивация документов и зачем она нужна?
• Риски организации при нарушениях в системе архивации
• Что нужно учитывать в работе ответственному за архивацию документов?
• Архивация документов и юридическая безопасность организации

Что такое архивация документов и зачем она нужна?

В головах руководителей все еще жива установка, что архивация на предприятии – это исключительно хранение документов по личному составу. Отчасти это так, но на деле все немного сложнее. Функция хранения документов по сотрудникам безоговорочно входит в обязанности HR отдела согласно существующему профессиональному стандарту.

На практике происходит следующее – когда принимают на работу специалиста по кадрам особое внимание уделяют составу кадровых документов, их подготовке и процессу подписания со стороны сотрудника. Архивацию выносят «за скобки» как само собой разумеющееся. Хотя это крайне важная функция с точки зрения юридической безопасности организации в отношениях с сотрудниками. И обязанность специалиста по кадрам здесь – оперативно найти определенный документ в случае необходимости.

В законодательстве написано, что кадровая документация хранится до 75 лет. А много ли вы видели организаций, которые столько работают на рынке в России? Да, есть исключения в виде госпредприятий. Однако и они в свое время уже сменили форму собственности. И нет гарантии, что руководство ликвидированной или закрытой организации сдало информацию в Госархив. Хотя это и предусмотрено законодательно.

По закону сегодня каждая компания, которая прошла процедуру ликвидации, закрытия или банкротства обязана сдавать документацию в архив. К тому же нередки случаи, когда запись в трудовую книжку работника внесена не верно. Это значит, что с подтверждением стажа у человека будут сложности. А если еще и данных об организации нет в архиве, то это вообще замкнутый круг.

Во избежание таких ситуаций работает государственный регулятор (ПФР). Сейчас он обязывает подавать отчеты о приемах и увольнениях в режиме онлайн. Это только факт приемов и увольнений. А предприятию необходимо организовать всю систему архивации документов по личному составу.

Такие документы, как уже говорилось выше, необходимо хранить до 75 лет. В помощь специалисту по кадрам разработано множество методических рекомендаций. Они отвечают на вопросы о том, как формируются личные дела сотрудника и обязательно ли их формировать; как должна вестись номенклатура дел; как должны храниться приказы по отпускам, по работе в выходные дни и других. На самом деле все это – единая система.

Есть рекомендация о том, что в каждой компании должна быть принята номенклатура дел и положение об отделе кадрового делопроизводства. Это аналог учётной политики в бухгалтерском учёте. На практике, конечно, часто бывает обратная ситуация – организация функционирует, учет кадров ведется, а номенклатуры дел – нет. И при смене кадровика новый сотрудник лихорадочно начинает искать, где хранится документация за прошлые годы – приказы, заявления, карточки Т2, трудовые договоры и прочее. Далее он задается еще одним вопросом – а правильно ли все оформлено? И если видит, что это не так, погружается в текучку, и предыдущий период так и остается не «вычищен».

Это никому не доставит головной боли только при условии, что со всеми сотрудниками расстались корректно, трудовых споров нет, предприятие обязательному аудиту не подлежит, ну и отчетность в контролирующие органы подавалась своевременно. В таком случае никаких рисков нет. А вот если компания крупная, то вероятность получить негативный опыт из-за от плохой системы архивации, крайне высока. Здесь кадровику впору хвататься за голову и кричать «Караул!»

Разработка номенклатуры дел – это очень сложная процедура – ее необходимо продумать и утвердить. Затем формализуется и внедряется сам процесс архивации документов. Он описывает место хранения, ответственных, список реестров и содержание отдельных папок, статусы по передаче информации во внутренний архив организации.

Хранение документов и их копий в учётной системе является неким пограничным вариантом. Мы знаем по опыту, что если такая возможность есть, то ее нужно использовать. С большой долей вероятности, ничего не поменяется и не потеряется. Другой вопрос, что чем больше экселевских реестров плодится, тем выше шанс получить в них ошибку. Именно поэтому реестр всё-таки должен быть автоматизированный. Идеально, если документы вводятся туда через систему распознавания.

Казалось бы, с переходом на КЭДО вопрос архивации перестаёт быть актуальным. Однако это не совсем так.

Во-первых, он еще не функционирует в полной мере. Да и платформа Роструда, которую обещают внедрить с 1 сентября, ещё не запущена.

Во-вторых, те отраслевые решения и ИТ-компании, которые предлагают такие услуги, идут пока по наитию. Реализованных проектов в этой сфере не так много, и все они крайне индивидуальные. О массовом распространении речи пока не идет.

В-третьих, с работодателя пока никто не снял обязанность вести учет, обмен и хранение документов в бумажном виде.

Риски организации при нарушениях в системе архивации

Предприятие при отсутствии системы архивации и хранения кадровой документации получает очень высокую вероятность проигрыша по итогам трудовых споров. Когда такое случается, мы должны показать, что все обязанности работодателя перед работником выполнены, его права – не ущемлены, трудовые обязанности доступно разъяснены и документально закреплены.

Например, отсутствие возможности представить в суде оригинал одного-единственного документа, может быть расценено как невыполнение обязанностей работодателя перед работником. Значит суд потенциально может встать на его сторону.

В свое время мы получили прекрасный опыт в кейсе с увольнением дистанционного работника по присланной им скан-копией заявления.

Кейс следующий. Сотрудник отправил с утверждённой почты ответственному лицу скан-копию своего заявления. Он сообщил, что оригинал направил следом и в доказательство указал код почтового отправления. Описи вложения не было. В итоге сотрудник уволен, а заявление в оригинале так и не пришло. В течение месяца мы получаем от него исковое заявление, в котором говорится, что его уволили незаконно на основании копии заявления.

Ключевой момент в том, что ответственный кадровик не сообщил своему руководителю об отсутствии оригинала заявления в письме работника. Да, в таком случае, увольнение действительно нельзя было провести, если бы не один нюанс. Обмен документами по электронной почте был закреплен в трудовом договоре этого сотрудника. Поэтому с точки зрения коммуникации все было сделано корректно. Именно наличие оригинала трудового договора с закреплённым порядком взаимодействия помогло нам в суде отстоять возможность увольнения по присланной скан-копии заявления. В противном случае, это было бы невозможно.

Этот кейс прекрасно проиллюстрировал простую истину – надлежащее внимание к сохранности документов по кадровому составу, многократно увеличивает шансы на победу в трудовых спорах. Отсюда и высокая значимость архивации документов

Что нужно учитывать в работе ответственному за архивацию документов?

1. Прямая ответственность за организацию и ведение процесса – на HR блоке. Это должно быть описано в должностных инструкциях специалистов;
2. У каждого документа есть определённые сроки хранения. И это обязательно нужно знать, помнить и применять, пусть даже через ведение некой памятки;
3. Механизм документооборота должен быть отлажен «как часы». Любой документ, даже если это дистанционный сотрудник, должен возвращаться в отдел службы кадров не позднее чем через месяц после того как сотрудник его отправил;
4. Когда мы отправляем документы сотруднику, а тем более в случае отправки трудовой книжки, письмо должно быть заказное с уведомлением о вручении, с описью вложения. Иных способов доказать, что работодатель выполнил все свои обязательства в день увольнения сотрудника, если он не пришел за трудовой книжкой, просто нет.
5. Заказные письма имеют свойство возвращаться, когда сотрудник по каким-либо причинам их не получил. Нужно продумать как это хранить. В помощь кадровику разработаны методические рекомендации. Они не жесткие, у организации здесь есть определённая свобода. При этом такой порядок требуется утвердить, потому что под каждого специалиста, если их 5-10 человек, он не может быть своим. Иначе, как вы понимаете, с точки зрения архивации никакого порядка не будет.
6. Отдельные документы допускается хранить в электронном виде, в формате pdf. Самое важное выстроить систему учёта и своевременно вносить в неё данные.

Архивация документов и юридическая безопасность организации

Есть мнение, что чем дальше развивается технология кадрового документооборота с точки зрения цифровизации, тем проще работа специалиста по кадрам. К сожалению, это совершенно не так. На него возложено ведение электронного и бумажного документооборота, учет кадров и всей сопроводительной документации. Да, количество людей в силу оптимизации процессов сокращается. При этом на одного кадрового специалиста приходится гораздо больше действий, нажатий, отражений, которые необходимо сделать при работе с программой. В соответствии с этим необходимы некие внутренние регламенты, которые делаются один раз, при условии, что процесс не меняется. Важно знакомить с ними нового специалиста или делегировать ему такую разработку.

На самом деле, цель архивации аналогична системному ведению кадрового документооборота – обезопасить работодателя, структурировать работу сотрудников, не дать недобросовестным работникам получить выгоду в ущерб компании-нанимателя. Последнее особенно актуально, когда в ТК внесли изменения о дистанционном характере работы, о способах передачи информации и порядке работы с персональными данными. И в вопросе взаимодействия с дистанционным работником архивация кадровых документов вышла на первый план как доказательство закрепления способа передачи результатов труда.

Когда появился дистанционный труд, многие работодатели как будто проснулись и задались вопросом: «А как же контролировать сотрудников?» Казалось бы, всё просто – законодатель предусмотрел, работник трудится. Но это может и не сработать, если не учтены определенные нюансы. А знать об это этом должен специалист, отвечающий за работу с персоналом, согласно профессиональному стандарту.

Практика показывает, что с точки зрения безопасности организации, здесь необходимо:

1. Прописать порядок взаимодействия на этапе приема сотрудника, права и обязанности сторон. И, самое важное, – знать, что сотрудник это получил и есть соответствующее подтверждение;
2. Исключить ошибки на этапе расставания с работником, так как это чревато последствиями;
3. Быть уверенными, что кадровик качественно выполняет свою работу, потому что это прямая экономия времени и сил руководителя.