Каким компаниям аутсорсинг кадрового учета наиболее выгоден

Что такое кадровый учет?

В любой компании постановка и ведение кадрового учета является обязательным функционалом вне зависимости от численности компании и от её организационно-правовой формы.

Кадровый учет (могут встретиться также термины кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации) - это регламентированная законодательством деятельность компании с кадровой документацией. Сюда можно отнести разработку и ведение согласно законодательным требованиям документации, которая касается учета персонала (принятия и увольнения, штатное расписание), управления персоналом (учет рабочего времени, отпусков, больничных и проч.), расчетами с персоналом.

Вся кадровая документация имеет коммерческую или юридическую ценность и в случае спорных ситуаций может быть представлена в суде в качестве доказательств.

Риски в случае некачественного ведения кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство – это трудозатратная и ответственная деятельность. Сотрудник, занимающийся кадровым учетом, обязан быть профессионалом, ведь любые нарушения могут привести к крупным штрафам. Сотрудник должен разбираться сразу в нескольких областях: в трудовом праве, налоговом праве гражданско-правовых нормах по кадровому делопроизводству, правилах оформления документов строгой отчетности.

Можно перечислить основные области, в которых могут быть допущены ошибки:

• ошибки при работе с личными делами
• ошибки при оформлении трудовых договоров
• ошибки при ведении трудовых книжек

Каждая из ошибок может привести к штрафам и нежелательным последствиям для компании. Основные группы рисков при некачественном ведении кадрового учета – это финансовые и налоговые, судебные и репутационные.

Кто может вести кадровый учет в компании?

Как правило, крупные компании используют для этой функции отдельного человека либо целое подразделение. Можно назвать несколько стратегий ведения кадрового учета в компании:

• Бухгалтер (Этой стратегией пользуется большинство компаний, однако риск в таком случае возникает по причине того, что бухгалтер не является специалистом в трудовом праве).
• Секретарь или помощник-ассистент (Такое решение может также привести к нарушениям и штрафам в следствии недостаточной компетентности сотрудника).
• Специалист по кадровому учету или аутсорсинг услуги кадрового учета.

HR-аутсорсинг – как тренд на рынке.

Мы живем в мире, который стремительно меняется. Появляется много новой информации, в которой нужно уметь разбираться. Современному бизнесу приходится постоянно совершенствоваться и, одновременно с этим, искать пути оптимизации расходов.

Передача различных функций HR-департамента на аутсорсинг уже несколько лет является трендом на рынке.

Ассоциация Частных Агентств Занятости (АЧАЗ) ежегодно проводит исследования рынка подбора, предоставления персонала и аутсорсинга. В 2019 году исследование было проведено с привлечением исследовательского агентства маркетинговых и социологических исследований MAGRAM Market Research.

По результатам исследования наибольший рост показал именно рынок аутсорсинга, который вырос на 15% и составил 51 092 млн. руб. Исследование ожидает продолжения роста этого сегмента.

Как еще одно свидетельство стремительно меняющихся требований кадрового делопроизводства, можно отметить новость, что уже к сентябрю 2019 года Минтруд собирается представить проект об электронном документообороте внутри предприятий, который включает кадровый учет. «… Что касается эксперимента уже о всем электронном кадровом делопроизводстве внутри предприятия... Я думаю, что мы к сентябрю уже будем готовы выйти в правительство, если останутся разногласия, то с какими-то разногласиями", – сообщил журналистам глава Минтруда Максим Топилин. www.ria.ru/20190704/1556206766.html

Переход на электронный документооборот рассматривает и пенсионный фонд. На сайте опубликована новость об обсуждении с разработчиками формата передаваемых сведений для электронных трудовых книжек.

Когда и кому необходим аутсорсинг кадрового учета?

В России услугами аутсорсинга первоначально пользовались крупные международные компании, не обладавшие в достаточной мере знаниями российского законодательства и желавшие минимизировать финансовые и трудовые риски. В настоящее время аутсорсинг используют, как международные, так и российские компании. Компании могут быть как крупными, так и небольшими.

Для крупных компаний главной причиной привлечения аутсорсинговой компании может служить желание оптимизировать рабочее время и уделить внимание стратегических вопросам, а рутинную деятельность передать компетентным специалистам.

Для небольших компаний проблема может возникнуть как в недостаточной компетенции сотрудника, занимающегося кадровым учетом, так и в недостаточной загрузке такого специалиста. Лучшим, а зачастую и более оптимальным в финансовом отношении решением, может быть привлечение аутсорсингового специалиста.

Причины передачи кадрового учета на аутсорсинг.

Можно назвать несколько основных причин передачи кадрового учета на аутсорсинг:

• Недостаточно времени и/или возможностей
• Квалификация, опыт, компетентность сотрудников не удовлетворяет требованиям
• Вы хотите расстаться с сотрудником, который занимается кадровым учетом

Помимо глобальных причин могут существовать частные причины, по которым аутсорсинг кадрового учета будет более выгоден компании. Приведем пример нескольких частных случаев:

• Существенные сезонные колебания или отдельные краткосрочные проекты могут потребовать набирать сотрудников на сезон или на время проекта. В частности, такими сотрудниками могут быть мигранты, и в этом случае нужно минимизировать риски.
• Стартап, который начинает свою деятельность, может не иметь финансовой возможности содержать специалиста по кадровому учету либо полностью обеспечить его работой.
• ИП, которому необходимо для сохранения УСН держать штат менее 100 человек.

Выгоды от аутсорсинга кадрового учета.

К выгодам аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

• Снижаются риски в области трудовых правоотношений и появляется возможность их возмещения.
• Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые гарантируют корректность и прохождение проверок контролирующих органов; Любые запросы из контролирующих органов, касающиеся кадрового учета, быстро и корректно обрабатываются специалистом аутсорсинговой компании;
• Снижаются расходы компании (сокращается фонд заработной платы и операционных расходов для специалиста по кадровому учету), повышается эффективность и прозрачность кадрового учета;
• Уменьшается штат, что влечет за собой снижение налоговой нагрузки;
• Снижаются затраты за материальное и техническое обеспечение. Это подразумевает под собой отсутствие необходимости в приобретении специализированного программного обеспечения;
• Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые работают объективно и беспристрастно, за счет того, что не находятся внутри компании. Любые конфликтные взаимодействия с работающими либо уволенными сотрудниками переходят в ответственность специалиста аутсорсинговой компании;
• Оптимизируется процесс кадрового учета компании и высвобождает время как основного руководителя, так и топ-менеджмента компании в целом.

Talent Pool – Состав услуги кадрового учета.

Специалисты нашей компании обеспечивают кадровый учет в полном объеме (от трудоустройства до увольнения сотрудника). Мы берем на себя не только осуществление кадрового учета, но и его организацию, систематизацию и хранение архивных документов. Мы проводим аудит документации и, если необходимо, то восстанавливаем документацию за предыдущие периоды. В рамках услуги аутсорсинга кадрового учета мы разрабатываем необходимые внутренние документы (например, правила внутреннего трудового распорядка). Также наши специалист берут на себя взаимодействие с государственными органами, прохождение проверок и выполнение различных запросов государственных органов, касающихся кадрового учета.

Специалисты нашей компании предоставят все виды отчетности по учету персонала с соблюдением установленных сроков.

Talent Pool – Этапы аутсорсинга кадрового учета.

Если ваша компания примет решение обратиться за услугой аутсорсинга кадрового учета, мы совместно с вами пройдем следующие этапы:

1. Первичное обращение. На этом этапе наши специалисты проконсультируют вас, презентуют услугу и подберут оптимальный вариант сотрудничества.
2. Согласование. На этом этапе мы согласовываем процедуру взаимодействия – сроки, документы, ответственность сторон.
3. Работа. Этот этап включает в себя непосредственно работу и отчетность перед компанией-заказчиком.
4. Анализ результатов совместной работы.