Кадровое делопроизводство в новой организации

Вы собираетесь открывать фирму и хотите изучить кадровый учет? Чтобы понимать, как проверять кадровика и как лучше делегировать обязанности в этом направлении. Или вы – начинающий специалист и вам предстоит вести кадровое делопроизводство с нуля?

В этой статье мы поделимся своим опытом организации кадрового учета.

Этапы кадрового делопроизводства с нуля

Чтобы грамотно вести делопроизводство, кадровик должен знать нормативные документы и отслеживать изменения в них. Трудовой кодекс, Постановление Госкомстата России, Постановление Минтруда России и многие другие.

Регулирующие акты

В начале работы вы создаете акты, которые определят работу организации. Например, положение по оплате труда, охране труда, о распорядке дня, график аттестации сотрудников, порядок премирования и наложения денежных штрафов, поощрение работников за сверхурочную работы или выход в праздничные дни.

Могут быть и другие акты, связанные со спецификой деятельности. Например, порядок установления вахтового метода, компенсации расходов в связи с переездом в районы Крайнего Севера и др.

Разработка типовых бланков приказов

• Приказы готовятся для увольнения, приема на работу, перевода, отпусков, поощрений и хранятся в течение 75 лет.
• Оформляйте их в хронологическом порядке и не забывайте, что фактическая дата назначения на должность должна строго соответствовать дате, указанной в приказе.
• Каждому приказу присваивается регистрационный номер в специальной Книге. Листы Книги прошиваются и нумеруются. Журнал регистрации хранится в сейфе, отдельно от других документов.

Подготовка иных кадровых документов

Вы уже потихоньку расширяете штат, принимаете людей. Что вам нужно, чтобы обеспечить их трудовую деятельность?

• Трудовые книжки – оформляются в течение 3-х дней с момента трудоустройства работника. Книжки не выдаются работнику, хранятся в специальных сейфах. Вы делаете запись о приеме на работу на основании приказа, в дальнейшем отмечаете переводы или актуализацию сведений о сотруднике. При увольнении напротив отметки руководитель расписывается, ставится печать организации.
• Карточки формы Т-2 –отражают ключевую информацию о работнике (дата рождения, место проживания, образование и т.д.).
• Форма трудового договора – документ, в котором устанавливаются условия, режим работы, график, должностной оклад и т.д. Заключается в двух экземплярах: один экземпляр с подписью сотрудника должен остаться у вас.
• Специальная оценка условий труда (по 426-ФЗ) – определяет степень воздействия вредных факторов на работников. Обязаны проводить все индивидуальные предприниматели, которые наняли хотя бы одного сотрудника. Процедура исключается для удаленных сотрудников и тех, кто вступил в трудовые отношения не с индивидуальным предпринимателем.

Оформление сотрудников

Если руководитель пока не нанял кадровика, он вынужден самостоятельно вести кадровый учет. В дальнейшем будет назначен ответственный сотрудник. Прежде всего, вам нужно оформить генерального директора.

Если в организации несколько соучредителей, то они подписывают приказ о назначении директора.

Далее можно расширять штат иными работниками. Для каждого вы готовите должностную инструкцию, договор, индивидуальную карточку Т-2, соглашение о персональных данных, и конечно, приказ о вступлении в должность.

Системы ведения кадрового делопроизводства в организациях

Если у предприятия есть подразделения – филиалы в одном или нескольких регионах, то могут применяться следующие формы учета:

• Централизованная

  Все полномочия по кадровому учету только у кадрового отдела в головном офисе.

• Децентрализованная

  Кадровики могут быть в подразделениях, выполняют отдельные функции, но у них нет полномочий по принятию решений. Все документы они обязаны согласовывать с центральным аппаратом.

• Смешанная

  Обязанности по организации кадрового учета делегируются между подразделением и центральным офисом. Например, в центральном офисе заключают трудовые договоры, а в подразделениях издают приказы о премиях и штрафах, отпусках и пр.

Остались дополнительные вопросы после прочтения статьи?