Кадровый учёт на аутсорсинг: как и для чего?

Содержание статьи:

• Почему востребован аутсорсинг? 5 ключевых причин передать операционные задачи сторонней компании
• Аутсорсинг кадрового учета. Что это за услуга?
• Как работает добросовестный провайдер по КДП с качественным сервисом?
• Стоимость аутсорсинга кадрового учета. На что обратить внимание при сравнении предложений от разных компаний.
• Договор с провайдером на ведение кадрового учета. Что важно прояснить «на берегу»?

Почему востребован аутсорсинг? 5 ключевых причин передать операционные задачи сторонней компании

Аутсорсинг в сфере HR – это распространенная бизнес-практика, которая активно набирает обороты и в России. Её активно применяют западные компании, представленные на российском рынке. Они выбирают фокус на стратегию, а не на поддерживающих функциях.

В 2022 году напряженная экономическая ситуация в стране толкает владельцев бизнеса и топ-менеджеров искать пути оптимизации и в то же время улучшения КПД отдельных бизнес-процессов. Многие наши клиенты знают, что именно в кризис как никогда важны выверенные решения. Каждая ошибка может стоить дорого – это удар по репутации, устойчивости и безопасности бизнеса.

Практика показывает, что руководитель выбирает аутсорсинг как вспомогательный инструмент развития компании по нескольким причинам:

1. Повысить рентабельность бизнеса (когда бюджет на обслуживающие операции постоянно растет);
2. Снизить затраты ведение кадров (связаны с ожиданием, что цена такой услуги ниже затрат на штатного специалиста);
3. Улучшить бизнес-процессы (когда компания прошла один или несколько циклов с ошибками в работе ответственных сотрудников, трудовыми спорами и штрафами контролирующих органов);
4. Исключить появление форс-мажоров (увольнение/длительное отсутствие ответственных за направление сотрудников);
5. Фокус на стратегическое развитие (когда организация и управление непрофильными функциями отнимает много сил и времени).

Когда аутсорсинг кадрового учета реально экономит бюджет? Читайте подробный разбор с примерами здесь.

Аутсорсинг кадрового учета. Что это за услуга?

Аутсорсинг кадрового учета – это комплексная услуга, которая представляет весь цикл кадрового администрирования у заказчика силами провайдера в дистанционном или смешанном формате. Она включает в себя все, что сопровождает жизненный путь сотрудника в организации – от приема до увольнения, включая обязательную отчетность в государственные инстанции. Реализуется с применением программных систем учета и базируется на правилах и нормах трудового законодательства.

Как работает добросовестный провайдер по КДП с качественным сервисом?

• Вне рамок «конвейера». Внимательный сервис и индивидуальные проекты с заказчиками;
• Непрерывная клиентская помощь – находит лучшее решение под ситуацию заказчика;
• Прозрачная ценовая политика без жестких лимитов;
• Гибкость в работе – строит работу с учетом специфики бизнеса заказчика;
• Отдает все данные и базу учета в случае расторжения договора без задержек и дополнительных условий;
• Гарантирует возмещение финансового ущерба в случае ошибок по его вине, повлекших штрафы.

Стоимость аутсорсинга кадрового учета. На что обратить внимание при сравнении предложений от разных компаний

Стоимость ведения кадров – это комиссия аутсорсинговой компании за тот объем сотрудников, которые переданы на обслуживание. Простыми словами – это размер абонентской платы для заказчика. Как правило, чем больший объем людей отдан на обслуживание, тем ниже ежемесячная комиссия для клиента.

Стоимость услуг аутсорсинга на ведение кадров может сильно варьироваться от провайдера к провайдеру. Она зависит от состава и особенностей услуги под конкретного заказчика; от объемов и других нюансов, которые ожидает заказчик и реализует аутсорсер.

При анализе предложений от нескольких поставщиков рекомендуем не сравнивать цифры «в лоб». Имеется в виду не сопоставлять только цифры комиссиий за обслуживание N человек в месяц, потому, что они могут оказаться не окончательными.

Помимо ставки за обслуживание в таких предложениях необходимо обратить внимание на наличие:

• setup платежа – разового взноса провайдеру за настройку и подготовку базы учета;
• лимитов, за превышение которых установлена дополнительная плата;
• нескольких тарифов обслуживания;
• операций/блоков, которые оплачиваются отдельно и не входят в указанную ставку и т.д.

Безусловно, на этапе анализа КП нужна внимательность! Ранее мы уже рассматривали этот вопрос. Более подробно и с примерами можно почитать здесь.

Договор с провайдером на ведение кадрового учета. Что важно прояснить «на берегу»?

При ознакомлении с шаблоном договора потенциального поставщика услуги, безусловно, необходимо обратить внимание на существенные условия. К ним относится предмет договора.

Здесь важно, чтобы наименование услуги было конкретизировано. Лучше, если будет указано, что именно представляет собой услуга и перечень, входящих в её состав операций. Кроме того, в тексте должно быть упоминание про обязательную отчетность в рамках КДП, воинский учет и сопровождение проверок контролирующих органов. Это значит, что вы получите услугу в полном объеме и строгом соответствии с законом.

С точки зрения безопасности компании, важно проверить наличие этих условий в договоре:

1. Ответственность исполнителя за несвоевременное выполнение своих обязанностей. И здесь же о компенсации ущерба из-за ошибок по вине исполнителя. Учитывайте, что в договоре будет предусмотрена зеркальная ответственность заказчика за предоставление некорректных данных.
2. Возможность расторжения договора в одностороннем порядке – предусмотрено ли, в какие сроки, есть ли штрафные санкции и т.д.; И здесь же, если учет ведется в системе исполнителя, то в случае расторжения должен быть указан формат и сроки передачи информации заказчику.
   
   

   Вывод такой: чем четче вы сформулируете результат, который хотите получить на выходе, тем увереннее и эффективнее будет строиться работа с аутсорсинговой компанией. Наш опыт показывает, что в будущем это точно поможет компании сэкономить нервы, время и деньги.

Остались вопросы? Закажите обратный звонок – мы свяжемся в течение 5 минут.