Внешний кадровый аудит – почему стоит выбрать его?

Кадровый аудит – процесс, который необходимо проводить любой компании. Если в компании есть сотрудники, то в ней должны быть и кадровые документы. А от того, насколько правильно и своевременно они заполняются и обновляются, зависит благополучие компании.

Решение трудовых споров, ответы на запросы и претензии ГИТ – все это осуществить гораздо легче, если с кадровым документооборотом все в порядке. Понятно, что выявить слабые места как раз и помогает аудит.

Когда еще проводят кадровый аудит?

• При смене ключевого сотрудника.

Если на место старого работника по кадрам пришел новый специалист, он должен начинать работу с отлично действующей системой КД (а не с поиска ошибок), иначе его вникание в специфику может затянуться надолго.

• При изменении трудового законодательства.

Новые постановления могут порой коренным образом поменять правила ведения или оформления кадровых документов. И в этом случае довольно легко забыть сделать несколько мелких изменений, которые потом выльются в большие сложности.

• При подготовке к проверке ГИТ

Перед тем, как показывать документацию трудовому инспектору, неплохо сперва самостоятельно убедиться, что с ней все в порядке. О плановой проверке компании становится известно уже в начале года (когда ГИТ размещает списки компаний на своем сайте). Конечно, в течение 2020 года на такие проверки наложен мораторий, однако такое положение дел, увы, не будет вечным.

Можно ли провести кадровый аудит самостоятельно?

Разумеется, можно. Только при проверке должен быть соблюден ряд важных условий, которые далеко не всегда осуществимы внутри компании. Проводить аудит должен сотрудник, у которого есть:

• Достаточный багаж знаний и компетентность в сфере кадрового документооборота.
• Знание актуального трудового законодательства и особенности его практического применения
• Аккуратность, ответственность, внимание к деталям
• Опыт проведения подобных проверок
• Наконец, такой человек должен уметь не только выявлять недочеты, но и понимать, какие есть пути по исправлению данной ситуации.

Чаще всего внутренний сотрудник не может похвастаться соответствием всем этим требованиям. Вряд ли компания будет нанимать высококлассного профессионала, если круг обязанностей кадрового работника не подразумевает выполнения сложных задач. Это будет бессмысленной тратой ресурсов как компании, так и работника.

Кроме того, в процесс проверки будет закладываться и личностный фактор. Если специалист проверяет собственную работу, насколько он захочет обнародовать собственные ошибки в ведении КД? А если будет проводить проверку деятельности других работников, то результаты могут сильно зависеть не от реального положения дел, а от того, в каких отношениях – приятельских или враждебных, состоит с коллегами аудитор.

Наконец, когда человек находится внутри процесса, ему трудно дистанцироваться и оценить всю картину целиком, со стороны. И этот момент может привести к тому, что ряд процессов окажется без необходимого документального сопровождения.

Преимущества внешнего кадрового аудита

При использовании внешнего кадрового аудита, по сути, нивелируются все те отрицательные моменты, которые возникают при организации внутренней проверки.

• Профессионализм и опыт аудитора

Если вы заказываете услугу в компании, одним из профилей которой является ведение кадрового документооборота, то логично предположить, что специалисты, работающие в ней, обладают высокой компетенцией и по-настоящему хорошо владеют предметом. Компания может позволить себе выбирать в штат лучших из лучших, именно с теми качествами, которые нужны.

Поскольку у таких организаций, как правило, несколько разных клиентов, то навыки работы у специалистов гораздо шире и разнообразнее, чем у внутренних сотрудников. Да и проводить аудиты им приходится чаще.

• Практика применения трудового законодательства и знание последних изменений

Ответственные компании, которые специализируются на оказании услуг аудита КД, разумеется, следят за тем, чтобы их сотрудники постоянно повышали свои компетенции, а также были в курсе всех актуальных изменений законодательства и особенностей их реализации в конкретных компаниях.

• Отсутствие личной заинтересованности

Внешний аудитор не зависит от внутренних отношений между сотрудниками, у него нет задачи «наказать» или «прикрыть» кого-либо. Его цель: найти недочеты и прописать пути их исправления. Кроме того, он оценивает процесс в целом со стороны и видит узкие места.

Таким образом, заказ внешнего аудита кадрового делопроизводства действительно решает внутренние противоречия и позволяет добиться объективного видимого результата.

А список исправлений, которые необходимо сделать, станет отличным списком ЦУ для внутреннего сотрудника отдела кадров.

Как выбрать компанию для внешнего кадрового аудита?

Конечно, для аудита КД нельзя приглашать первую встречную компанию, ведь это дело очень ответственное, связанное с конфиденциальными данными компании. На что стоит обратить внимание при выборе?

1. Прежде всего, возраст компании.

Солидный возраст говорит сразу о двух факторах: во-первых, он гарантирует у сотрудников наличие нужного опыта, а во-вторых, говорит о том, что организация качественно выполняет свои услуги – если бы услуги оставляли желать лучшего, долго бы такая компания на рынке не просуществовала.

2. Опыт не только аудита, но и ведения кадрового документооборота.

Такой подход обеспечит вам подход не только с точки зрения отвлеченного критика, но и с точки зрения практика. А это значит, что по окончанию вы получите не просто список недочетов и ошибок, а перечень советов, как их исправить на практике в рамках действующего законодательства.

Мало того, и исправления можно сразу же заказать в этой же компании. Это зачастую весьма удобно, если квалификация внутреннего сотрудника позволяет эффективно выполнять только ежедневную рутинную работу.

3. Количество клиентов и положительные отзывы от них.

Ну это логично. Согласитесь, сложно доверять компании с двумя клиентами и отсутствием подтвержденных отзывов.

Компания Talent Pool работает на рынке аутсорсинга бизнес-процессов с 2005 года. Более 150 клиентов работают с нами на регулярной основе прямо сейчас. Среди них – и крупные федеральные компании, в том числе филиальные системы, и представительства иностранных организаций, и организации МСП. Для каждого бизнеса мы обеспечиваем индивидуальный подход и гарантированное качество услуг.

Средний срок работы в компании наших специалистов – около девяти лет. Они обладают всеми нужными компетенциями, и мы следим за их постоянной актуализацией и совершенствованием.

Одна из наших ключевых услуг – это аутсорсинг ведения кадрового документооборота и его аудит. Мы хорошо знаем специфику работы с этим направлением деятельности, всегда держим руку на пульсе трудового законодательства и отлично представляем: как должна работать идеальная система КД и что для этого необходимо сделать.

Мы проведем качественный аудит вашей системы кадрового документооборота, найдем слабые места и расскажем, как их исправить наиболее безболезненно (а при необходимости сделаем это сами).

С Talent Pool ваш кадровый документооборот будет работать как швейцарские часы!