Реалии кадрового аутсорсинга. Рабочий процесс и доступы в учетную базу

Давайте рассмотрим все варианты.

Первая ситуация

– клиент не может предоставить доступ к своей базе в силу внутренних политик. Единственным рабочим вариантом здесь будет имплант-сотрудник. Он, являясь нашим специалистом, выполняет свою функцию на территории и в сети клиента. Иначе, без доступа в базу, в сотрудничестве с профильным агентством нет смысла, потому что информацию о приемах, увольнениях, переводах придется кому-то дублировать в основной учетной системе.

Вторая ситуация

– клиент ведет кадровый учет и расчет зарплаты в блоке «Бухгалтерия» 1С и хочет перейти в расширенный по функционалу модуль «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Именно его мы используем в работе и готовы такую возможность предложить. Здесь все зависит от периода.

Если речь идет о середине года, то такая миграция просто не эффективна. В таком случае подготовка отчетности по налогам и взносам в ПФР (налоговый период год) будет очень сложной. Обычно работа строится так: мы начинаем вести учет в «ЗУП», а бухгалтеры клиента продолжают заносить кадровые события в «Бухгалтерию». По завершении налогового периода, весь комплексный учет кадров и расчет зарплаты, ведется уже в «ЗУП». А из "ЗУП" данные загружаются «БУХ».

Третья ситуация

– у клиента нет базы. Её необходимо завести. Это самый простой и быстро реализуемый сценарий. Со своей стороны, в базе учета помимо стандартных настроек мы делаем настройку обмена с бухгалтерской базой клиента. Если это что-то не стандартное и не реализуется штатными средствами 1С, мы готовы предложить доработку. Это необходимо с точки зрения корректности и удобства. В любом случае, мы найдем способ преодолеть технические сложности вне зависимости от того какой софт использует клиент – 1С, SAP, SCALE, Oracle или иное.

Мы обязательно обсуждаем с заказчиком вопрос автоматизации печатных форм кадровых документов. Можно применять наши внутренние ресурсы или разработать индивидуально под клиента. Это важно с точки зрения ускорения процесса, но главное – автоматизирует процесс и минимизирует ручные ошибки.

В итоге, как же строится наш рабочий процесс?

Наша компания является официальным партнером фирмы «1С», поэтому мы работаем на своих северах и используем собственные лицензии. Клиенту доступ мы всегда предоставим. Однако, в случае расторжения договора, покупкой лицензии «1С» ему придётся озаботиться самостоятельно.

Если это установлено договором, то доступ клиента в нашу базу происходит через разграничение полномочий. Например, в смешанном формате – он оформляет кадровые документы, а мы рассчитываем зарплату на их основании. Или наоборот. И третий вариант – ведение учета в базе, включая расчет зарплаты, мы полностью берем на себя (кадровые события заводятся на основании данных от клиента). С точки зрения целостности процесса, этот вариант наиболее правильный. Так, у базы один владелец, и все, что в ней происходит, на ответственности исполнителя.