Безопасность компании или как упростить жизнь кадровика?

Содержание статьи:

• Когда нужна автоматизация операций в кадровом учете
• Экспресс-оценка кадровика на профпригодность
• Ключевые навыки кадровика как основа безопасности компании

Нужна ли автоматизация кадрового учета?

Кадровый учёт необходим любой организации. Даже микропредприятия не освобождены от необходимости заключения трудовых договоров, хоть и в типовой форме. А что делать, если в организации разветвленная сеть представительств и есть сложности с администрированием дистанционных сотрудников? Задача непростая. Она решается благодаря разработке и утверждению единого унифицированного комплекта документов, а также автоматизации документооборота, в том числе с помощью системы КЭДО.

Необходимый перечень кадровых документов для любой организации хорошо известен. Кроме того, учитываются отраслевые нормы и подзаконные акты, которые содержат порядок работы и регулирования трудовых отношений в данный конкретный отрасли – будь то производство, торговля, сфера услуг и прочие. Эти аспекты и нужно учитывать при разработке такого единого для организации комплекта форм.

Экспресс-оценка кадровика на профпригодность

На собеседовании с потенциальным кандидатом в нашу компанию мы обязательно спрашиваем о том, какое количество документов при приёме на работу он подписывает с новым сотрудником. Если специалист отвечает «два» – приказ и трудовой договор, то с высокой долей вероятности мы диалог с этим специалистом далее не продолжим.

Почему? Ответ верный, но не исчерпывающий. Да, в рамках законодательства трудовой договор должен быть заключен. Аналогично с приказом о приеме. Но есть еще длинный перечень кадровых документов, с которыми необходимо ознакомить сотрудника. О них мы поговорим далее.

• Должностная инструкция – обозначить сотруднику фронт работ;
• Локальные нормативные акты организации и лист ознакомления с ними;
• Согласие на передачу персональных данных работодателю и иным партнёрам (страховой компании, банку, в надзорные органы и т.д.). Для этого есть определенная форма;
• Заявление на отправку расчетного листка (вряд ли вы выдаете его в бумажном виде);
• Листы личной карточки сотрудника формы Т-2. Ведется на протяжении всего срока его работы в компании;
• Заявление на вид ведения трудовой книжки в электронном или бумажном виде;
• Документы воинского учета;
• Документы и уведомления если принимаем бывшего госслужащего или подтверждение, что госслужащим не является;
• Свод правил, которые необходимы сотруднику в работе помимо должностной инструкции, если есть;
• Порядок расчета обязательных выплат премиальной части, если такие предполагаются;
• Сменный график работы, если необходимо;
• Заявление на отправку бумажной трудовой книжки заказным письмом, если практикуется отправка (особенно актуально в случае с удалёнными сотрудниками);
• Документы, касающиеся охраны труда на предприятии. Это не забота кадровика, однако знать нужно.

Ключевые навыки специалиста по кадрам как основа безопасности компании

Автоматизация упрощает весь процесс и существенно экономит время кадровика, исключает риск ручных ошибок и нарушений в КДП. Одним нажатием кнопки он печатает весь необходимый набор документов.

Таким образом, наш комплект при приеме на работу может содержать от 5 до 25 документов в зависимости от специфики работы компании, принятых внутри политик и иных актов, которые регулируют её работу.

На этапе подписания, часть документов может быть утеряна, поэтому ключевая задача кадровика здесь – не потерять ни одного документа. Особенно если процесс возврата этих документов происходит через почту в случае с удалённым сотрудником. Кроме того, крайне важно выстроить процесс архивации, проверки наличия и контроля возвратности всех этих документов.

Следующий момент. Отправка документов на ознакомление сотруднику. Это может быть приказ на отпуск, дополнительное соглашение на перевод из графика на график, изменения иных условий труда. Очень важно, чтобы кадровый специалист отслеживал их возвратность, своевременно запрашивал треки об отправке, потому что иначе доказать факт ознакомления сотрудника с этим документом будет крайне сложно.

От того насколько скрупулезно специалист по кадровому делопроизводству подойдёт к вопросу оформления самих документов будет зависеть безопасность и защищенность организации от неправомерных трудовых споров.

В кризисные моменты все сотрудники, как правило, очень сильно держатся за свою работу и болезненно реагируют на внутренние решения, связанные с оптимизацией функционала или сокращением. Всегда находятся те, кто грозит идти с жалобой в трудовую инспекцию. И довольно часто работодатель, чтобы не вступать в эти споры, закрывает глаза на многие нюансы. Этого можно было бы избежать, если проведена оптимизация процессов и упрощена работа с нужным отделом.

Основная задача кадрового специалиста – быть предельно аккуратным с теми документами, которыми мы формализуем взаимоотношения с сотрудниками.

Для организации такой подход открывает массу возможностей:

• повышение управляемости (возможность добавлять и давать дополнительные поручения);
• своевременная и оперативная смена функционала сотрудников;
• применение различных систем учёта рабочего времени, которые, могут быть на предприятии (например, установка видеонаблюдения требует документального ознакомления сотрудников, иначе такие доказательства суде будут признаны ничтожными).