Аутсорсинг расчета заработной платы и его стоимость

Что такое аутсорсинг заработной платы

Аутсорсинг заработной платы (с англ. Payroll Outsourcing) – это один из видов аутсорсинга бухгалтерских функциональных обязанностей. В данном случае другая компания на основе договора выполняет частично или полностью деятельность, связанную с расчетом заработной платы и подготовки связанной с этим отчетности.

Сложно ли рассчитывать зарплату сотрудникам?

Казалось бы, не самая сложная задача – рассчитать зарплату сотрудникам, может обернуться большим количеством проблем. Самый первый вопрос, на который нужно ответить компании, - это система оплаты труда. Нужно определиться с нормативами для расчета, периодами выплат.

Во-вторых, задача расчета заработной платы может осложнится тем, что в рамках одной компании в разных регионах могут существовать разные графики работы, разные системы премирование сотрудников, необходимо учесть вредное производство и особенности условий, например, крайнего севера, и региональные особенности. Ко всему вышеперечисленному, необходимо добавить тот факт, что часть персонала может работать в штате, а часть вне штата на договорах гражданско-правового характера.

В-третьих, нужно сдать отчетность в такие фонды, как – пенсионный фонд, фонд социального страхования, налоговую инспекцию и Росстат.

Что входит в услугу аутсорсинга расчёта заработной платы

В услугу расчета заработной платы входят следующие виды деятельности:

• расчет заработной платы
• расчет налога на доходы для физических лиц;
• расчет взносов с доходов;
• формирование сопроводительной отчетности: расчетные листы, платежная ведомость, расчеты по больничным, расчеты по командировкам и проч.;
• рассылка или размещение/рассылка в электронном виде расчетных листков
• подготовка и сдача обязательной отчетности;
• подготовка документов, связанных с выплатой заработной платы;
• подготовка файлов для бухгалтерских программ.

Зачем компаниям аутсорсинг заработной платы?

Основная задача компании - сокращение стоимости издержек.

Чтобы сравнить затраты компании на привлечение компании-аутсорсера для бизнес-процесса расчета заработной платы с затратами на реализацию этого процесса собственными силами используется термин TCO (Total Cost of Ownership), который обозначает стоимость в рублях на сотрудника в год функции расчета заработной платы внутри организации.

Источники эффективности при аутсорсинге расчета заработной платы

1. Компания, поставщик аутсорсинга расчета заработной платы, - это специализированная компания, которая работает с большим количеством клиентов. Как правило, компания-аутсорсер работает в пределах единой информационной системы, что снижает расходы на управление этим сервисом для каждого из отдельных клиентов.
2. Повышение эффективности также следует из более высокого уровня специалистов-экспертов, тогда как для компании заказчика расчет заработной платы не является профильной функцией. Компания-аутсорсер обеспечивает не только высокий уровень специалистов, но и стабильность работы, исключая отпуска, болезни и увольнения.
3. Управление временем и высокая стандартизация бизнес-процессов – это тоже преимущество аутсорсинга. Большое количество клиентов позволяет компании аутсорсеру не только наладить быстрое и четкое исполнение задач, но и отладить работу со случаями исключений, так как масштаб работы обеспечивает обширный опыт и регламентирование любых проблематичных кейсов.

Стоимость аутсорсинга заработной платы

Однозначного ответа о выгоде стоимости расчет заработной платы для каждого конкретного клиента не существует, но можно сказать, что аутсорсинг расчета заработной платы может быть выгоден небольшим компаниям.

• Небольшим компаниям (до 100 человек) невыгодно содержать отдельных специалистов по расчету заработной платы в штате, поскольку объем работы не позволит загрузить их полностью. Для таких компаний аутсорсинг расчета заработной платы – прекрасное решение;
• Очень крупные компании (от 10 000 человек) чаще идут по пути организации своего внутреннего расчетного центра. Это можно назвать внутренним аутсорсингом.

Кому выгоден аутсорсинг расчета заработной платы?

Приведем несколько примеров компаний, которым будет выгоден аутсорсинг расчета заработной платы:

• Недавно возникшим компаниям;
• Компаниям, бизнес-процессы которых либо находятся в процессе моделирования и разработки, либо не отлажены должным образом;
• Компаниям со сложной система расчета зарплаты и системы бонусирования;
• Компании, которые территориально распределены.

На что обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании кроме стоимости?

Стоимость услуги – один из приоритетных факторов при выборе компании-аутсорсера, но кроме этого компания TalentPool рекомендует обратить внимание на следующие факторы:

1. Возраст компании. Чем больше лет компания работает на рынке, тем больше опыта в решении типичных и уникальных кейсов и тем выше профессиональный уровень компании.
2. Персонал. Компания не может позволить себе содержать неэффективный и не окупаемый персонал. Чем выше количество сотрудников, тем больше в портфеле компании проектов.
3. Профессиональные компетенции. Необходимо обязательно запросить профессиональные сертификаты специалистов, а также положительным фактором будет частота прохождения сотрудниками компании курсов повышения квалификации. В меняющейся отрасли нужно быть постоянно в курсе изменений.
4. Страхование ответственности. Обратите внимание, готова ли компания включать в договор возможность компенсации ущерба за профессиональные ошибки.
5. Рекомендации клиентов. Компания, готовая предоставить контакты клиентов. У них можно получить отзыв о работе, также будет положительным фактором в принятии решения.