Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства

Если механизм работает идеально, все равно время от времени необходимо проводить его поверку, улучшать, исправлять неполадки. Иначе рано или поздно система начинает давать сбои и глохнет в самый неподходящий момент.

То же самое касается и ведения кадрового документооборота - даже если все процессы налажены отлично, работа идет в штатном режиме и никаких проблем не видно. Внешний порядок еще не означает отсутствия проблем, которые могут всплыть в самое неподходящее время, например, во время плановой или внеплановой проверки. Конечно, сейчас на них сейчас наложен мораторий, но это же не навсегда. И сейчас – как раз то самое время, когда можно сделать паузу, не боясь проверок, и спокойно, с расстановкой, оценить порядок ведения КД.

Выявить слабые места в кадровом документообороте помогает кадровый аудит. Вообще, эксперты советуют проводить его не реже, чем один раз в шесть-двенадцать месяцев. Кадровый аудит – это проверка и всей системы делопроизводства по кадрам, и отдельных документов.

Что проверяют при кадровом аудите

При аудите специалисты должны оценить продуктивность деятельности отдела кадров, найти недочеты, неправильно заполненные или отсутствующие документы, которые (согласно законодательству) обязательно должны быть в наличии, определить риски, способные отрицательно сказаться на компании.

Такой аудит компания может сделать самостоятельно, если располагает достаточно грамотным и компетентным специалистом, который способен со стороны оценить всю систему, заметить и признать даже собственные пропущенные недочеты. Однако большинство компаний предпочитает обратиться к сторонним компаниям.

Как организовать аудит

Вне зависимости от того, будете вы проводить аудит КД своими силами или позовете специалистов профильной компании, он подразумевает ряд шагов.

• Необходимо издать приказ о проведении проверки.

Никаких норм относительно формы документа нет. В распорядительной части необходимо обозначить цель и сроки аудита, а также лицо, ответственное за его проведение (их может быть и несколько). В случае привлечения сторонних специалистов это также нужно указать.

• Нужно проверить наличие обязательных документов

Даже если все остальное в порядке, но одного-единственного договора, соглашения или положения не хватает – это станет поводом для претензий. Поэтому стоит начать с составления списка обязательных документов (сторонняя компания обычно уже предоставляет готовые списки). А затем следует сопоставить данный список с реальным наличием документации.

Можно выделить две группы обязательных документов:

1.       Обязательные при любых обстоятельствах

Они должны быть в любой компании, вне зависимости от ее организационно-правовой формы, размера и рода деятельности.

Прежде всего, это локально-нормативные акты и документы, обусловленные требованиями законодательства. Например: трудовые договоры с работником (ст. 56, 57, 67 ТК РФ), положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), личные карточки сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003), табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), положение о защите персональных данных (ст. 86 ТК РФ), штатное расписание (ст. 57 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ) и другие.

Сюда же относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу.

Должностные инструкции не относятся к безусловно обязательной документации для всех организаций, кроме государственных (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 9.08. 2007 г. N 3042-6-0), однако имеют важное значение в кадровой деятельности: они помогают доказать правомерность дисциплинарного взыскания, обосновать увольнение из-за несоответствия занимаемой должности, корректно аттестовать сотрудника. Кроме того, их часто запрашивают при проверке ГИТ. Ну и, конечно, если в трудовом договоре есть ссылки на ДИ, то они должны присутствовать в обязательном порядке

2.       Обязательные при наличии специфики работы организации

Если существуют какие-то особенности деятельности внутри компании или определенной группы сотрудников, то эти моменты также должны сопровождаться документально.

Например, при сменном режиме работы необходимо иметь график сменности. Если есть сотрудники с ненормированным рабочим днем – этот момент также нужно зафиксировать в соответствующих распоряжениях. Это же касается внутренних положений о премировании, неразглашении коммерческой тайны, перечня материально ответственных сотрудников, договоров о полной материальной ответственности и пр.

• Нужно проверить качество имеющихся документов

После того, как вы провели сверку (и, возможно, выявили ряд недостающих бумаг), нужно проверить правильность и актуальность заполнения кадровых документов.

Для удобства проверки есть смысл разделить ее на два блока. В первом нужно оценивать наличие обязательной документации и ее состояние. А во втором – анализировать документы по каждому сотруднику отдельно. Правильно ли оформлен трудовой договор? Корректна ли запись в трудовой книжке? Ознакомлен ли он с ЛНА?

Важно, чтобы положение работников, установленное ТК РФ, не ухудшалось из-за введения внутренних локальных актов, соглашений и договоров. Штатное расписание и график отпусков должны постоянно содержаться в актуальном виде. Под всеми документами, с которыми должны ознакомиться сотрудники, должны стоять их подписи. Бланки строгой отчетности должны храниться в местах с ограниченным доступом – в сейфе или запирающемся шкафу.

Один из распространенных недочетов, за который работодателям уже пришлось «расплатиться» - небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на обработку. Есть и еще ряд важных моментов, но здесь есть много тонкостей и на них подробно останавливаться не будем. В случае необходимости вы всегда можете получить консультацию в компании Talent Pool.

• По итогам проверки необходимо составить письменный отчет по ее результатам

В отчете должны быть перечислены все выявленные узкие места и ошибки, а также перечень мер по их исправлению. Если компания заказывает внешний кадровый аудит, то по его итогам она должна получить исчерпывающий список с рекомендациями, в которых будут ссылки на соответствующие законодательные акты и практические советы по применению.

• Последний шаг – следует разработать и утвердить те документы, которых недостает.

А также актуализировать устаревшие бумаги (например, штатное расписание).

Чтобы задача не потерялась, а вы были уверены, что ни один момент не будет упущен, есть смысл издать отдельный приказ, в котором будут обозначены четкие сроки и ответственные за разработку, введение и обновление нужной документации.

Не стоит пренебрегать аудитом. К сожалению, наш опыт показывает, что даже на преуспевающих предприятиях могут накапливаться досадные ошибки в кадровой документации. Гораздо лучше регулярно держать руку на пульсе, выявляя и исправляя узкие моменты, чем затем срочно разгребать сложностей и платить огромные штрафы (или даже рисковать приостановкой деятельности).

Обратите внимание на того специалиста, который будет проводить аудит. Зачастую ему не хватает квалификации, чтобы произвести настоящую экспертизу кадровой документации. И это объяснимо: нет никакого смысла приглашать на достаточно простую, налаженную деятельность высококлассного (и дорогого) специалиста. Однако аудит требует другой квалификации.

В этом случае гораздо целесообразнее заказать внешний кадрового документооборота. Он позволит получить экспертную оценку всех процессов.

Компания Talent Pool уже более 15 лет оказывает услуги в сфере аутсорсинга и аудита кадрового документооборота. Профессионализм наших сотрудников позволяет утверждать, что аудит ваших кадровых процессов будет проведен на высоком уровне.

С нами механизм вашего кадрового дела будет работать идеально!