Экспертный аутсорсинг, аутстаффинг и HR-консалтинг. С Talent Pool вы получаете БОЛЬШЕ - расширенное сопровождение по цене стандартного. Расширенное сопровождение по цене стандартного.
info@talentpool.ru
Земляной Вал 36, оф. 507, Москва, 105064
Москва
Москва
Россия
+7 (495) 662-73-52
Малая Морская ул., д. 11, офис 503, Санкт-Петербург, 191186
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Россия
+7 (812) 309-89-02
ул. Коминтерна, 47Б, Нижний Новгород, 603157
Нижний Новгород
Нижегородская область
Россия
+7 (831) 429-03-61
Talentpool
Меню

Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства

Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства

Если механизм работает идеально, все равно время от времени необходимо проводить его поверку, улучшать, исправлять неполадки. Иначе рано или поздно система начинает давать сбои и глохнет в самый неподходящий момент.

То же самое касается и ведения кадрового документооборота - даже если все процессы налажены отлично, работа идет в штатном режиме и никаких проблем не видно. Внешний порядок еще не означает отсутствия проблем, которые могут всплыть в самое неподходящее время, например, во время плановой или внеплановой проверки. Конечно, сейчас на них сейчас наложен мораторий, но это же не навсегда. И сейчас – как раз то самое время, когда можно сделать паузу, не боясь проверок, и спокойно, с расстановкой, оценить порядок ведения КД.

Выявить слабые места в кадровом документообороте помогает кадровый аудит. Вообще, эксперты советуют проводить его не реже, чем один раз в шесть-двенадцать месяцев. Кадровый аудит – это проверка и всей системы делопроизводства по кадрам, и отдельных документов.

Что проверяют при кадровом аудите

При аудите специалисты должны оценить продуктивность деятельности отдела кадров, найти недочеты, неправильно заполненные или отсутствующие документы, которые (согласно законодательству) обязательно должны быть в наличии, определить риски, способные отрицательно сказаться на компании.

Такой аудит компания может сделать самостоятельно, если располагает достаточно грамотным и компетентным специалистом, который способен со стороны оценить всю систему, заметить и признать даже собственные пропущенные недочеты. Однако большинство компаний предпочитает обратиться к сторонним компаниям.

Как организовать аудит

Вне зависимости от того, будете вы проводить аудит КД своими силами или позовете специалистов профильной компании, он подразумевает ряд шагов.

  • Необходимо издать приказ о проведении проверки.

Никаких норм относительно формы документа нет. В распорядительной части необходимо обозначить цель и сроки аудита, а также лицо, ответственное за его проведение (их может быть и несколько). В случае привлечения сторонних специалистов это также нужно указать.

  • Нужно проверить наличие обязательных документов

Даже если все остальное в порядке, но одного-единственного договора, соглашения или положения не хватает – это станет поводом для претензий. Поэтому стоит начать с составления списка обязательных документов (сторонняя компания обычно уже предоставляет готовые списки). А затем следует сопоставить данный список с реальным наличием документации.

Можно выделить две группы обязательных документов:

1.       Обязательные при любых обстоятельствах

Они должны быть в любой компании, вне зависимости от ее организационно-правовой формы, размера и рода деятельности.

Прежде всего, это локально-нормативные акты и документы, обусловленные требованиями законодательства. Например: трудовые договоры с работником (ст. 56, 57, 67 ТК РФ), положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), личные карточки сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003), табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), положение о защите персональных данных (ст. 86 ТК РФ), штатное расписание (ст. 57 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ) и другие.

Сюда же относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу.

Должностные инструкции не относятся к безусловно обязательной документации для всех организаций, кроме государственных (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 9.08. 2007 г. N 3042-6-0), однако имеют важное значение в кадровой деятельности: они помогают доказать правомерность дисциплинарного взыскания, обосновать увольнение из-за несоответствия занимаемой должности, корректно аттестовать сотрудника. Кроме того, их часто запрашивают при проверке ГИТ. Ну и, конечно, если в трудовом договоре есть ссылки на ДИ, то они должны присутствовать в обязательном порядке

2.       Обязательные при наличии специфики работы организации

Если существуют какие-то особенности деятельности внутри компании или определенной группы сотрудников, то эти моменты также должны сопровождаться документально.

Например, при сменном режиме работы необходимо иметь график сменности. Если есть сотрудники с ненормированным рабочим днем – этот момент также нужно зафиксировать в соответствующих распоряжениях. Это же касается внутренних положений о премировании, неразглашении коммерческой тайны, перечня материально ответственных сотрудников, договоров о полной материальной ответственности и пр.

  • Нужно проверить качество имеющихся документов

После того, как вы провели сверку (и, возможно, выявили ряд недостающих бумаг), нужно проверить правильность и актуальность заполнения кадровых документов.

Для удобства проверки есть смысл разделить ее на два блока. В первом нужно оценивать наличие обязательной документации и ее состояние. А во втором – анализировать документы по каждому сотруднику отдельно. Правильно ли оформлен трудовой договор? Корректна ли запись в трудовой книжке? Ознакомлен ли он с ЛНА?

Важно, чтобы положение работников, установленное ТК РФ, не ухудшалось из-за введения внутренних локальных актов, соглашений и договоров. Штатное расписание и график отпусков должны постоянно содержаться в актуальном виде. Под всеми документами, с которыми должны ознакомиться сотрудники, должны стоять их подписи. Бланки строгой отчетности должны храниться в местах с ограниченным доступом – в сейфе или запирающемся шкафу.

Один из распространенных недочетов, за который работодателям уже пришлось «расплатиться» - небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на обработку. Есть и еще ряд важных моментов, но здесь есть много тонкостей и на них подробно останавливаться не будем. В случае необходимости вы всегда можете получить консультацию в компании Talent Pool.

  • По итогам проверки необходимо составить письменный отчет по ее результатам

В отчете должны быть перечислены все выявленные узкие места и ошибки, а также перечень мер по их исправлению. Если компания заказывает внешний кадровый аудит, то по его итогам она должна получить исчерпывающий список с рекомендациями, в которых будут ссылки на соответствующие законодательные акты и практические советы по применению.

  • Последний шаг – следует разработать и утвердить те документы, которых недостает.

А также актуализировать устаревшие бумаги (например, штатное расписание).

Чтобы задача не потерялась, а вы были уверены, что ни один момент не будет упущен, есть смысл издать отдельный приказ, в котором будут обозначены четкие сроки и ответственные за разработку, введение и обновление нужной документации.

Не стоит пренебрегать аудитом. К сожалению, наш опыт показывает, что даже на преуспевающих предприятиях могут накапливаться досадные ошибки в кадровой документации. Гораздо лучше регулярно держать руку на пульсе, выявляя и исправляя узкие моменты, чем затем срочно разгребать сложностей и платить огромные штрафы (или даже рисковать приостановкой деятельности).


Обратите внимание на того специалиста, который будет проводить аудит. Зачастую ему не хватает квалификации, чтобы произвести настоящую экспертизу кадровой документации. И это объяснимо: нет никакого смысла приглашать на достаточно простую, налаженную деятельность высококлассного (и дорогого) специалиста. Однако аудит требует другой квалификации.

В этом случае гораздо целесообразнее заказать внешний кадрового документооборота. Он позволит получить экспертную оценку всех процессов.

Компания Talent Pool уже более 15 лет оказывает услуги в сфере аутсорсинга и аудита кадрового документооборота. Профессионализм наших сотрудников позволяет утверждать, что аудит ваших кадровых процессов будет проведен на высоком уровне.

С нами механизм вашего кадрового дела будет работать идеально!

Также рекомендуем
Аутсорсинг зарплаты. Если бухгалтер оказался вдруг…
Почему в последнее время все больше компаний выбирают аутсорсинг расчета заработной платы? Этот процесс обособлен от других направлений деятельности, он регулярный и рутинный. А значит, можно снизить риски и сэкономить внутренние ресурсы. И не зависеть от добропорядочности и ответственности сотрудника.
Зачем нужен аудит кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства необходим любой компании, даже если на первый взгляд, в отделе кадров все работает на «пять». Неизбежно накапливается ряд мелких недочетов, которые с течением времени могут вылиться в крупные проблемы. Зачем нужен аудит КД и как его организовать в компании?