Персональные решения для эффективности, развития и ведения бизнеса. Оказываем услуги в сфере аутсорсинга, аутстаффинга, консалтинга и аудита.
info@talentpool.ru
115114, ул. Летниковская, 5
Москва
Москва
Россия
+7 (495) 662-73-52
197198, Александровский парк, 4
Санкт-Петербург
Санкт-Петербург
Россия
+7 (812) 309-89-02
603079, ул. Дежнева, 12
Нижний Новгород
Нижегородская область
Россия
+7 (831) 429-03-61
Информационный раздел
распечатать

Советы для восстановления кадрового делопроизводств

Восстановление кадрового делопроизводства

Восстановление кадрового делопроизводства – процесс небыстрый, трудоёмкий, требующий внимания, кропотливости и знания изменений в трудовом законодательстве.

Причины, по которым требуется восстановление документов:

  • в организации не велся кадровый учет;
  • нет кадрового работника, его функционал возложен на сотрудника, не имеющего представления о кадровой работе;
  • сотрудник отдела кадра не обладает соответствующими знаниями, опытом и квалификацией.

Если в отделе кадров компании работает 1 - 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов. Она организует проведение полного аудита в короткие сроки и качественно восстановит документы.

С чего начать

В первую очередь определите:

  • за какой период будут восстанавливаться документы;
  • какие документы должны быть в организации.

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Разберем какие документы, к какому характеру относятся

Обязательные:

  • локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
  • приказы по основной (производственной) деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
  • личные карточки Т-2;
  • график отпусков;
  • книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Рекомендательно – обязательные:

  • штатное расписание.

Рекомендуемые:

  • журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
  • журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
  • должностные инструкции для каждой должности.

Как составить план работ

План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:

  1. Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
  2. Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
  3. Работа с персоналом

Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых

При проверке учитывается:

  • все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;
  • правильно ли они утверждены;
  • как они наполнены. Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.

В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства.

Обязательные ЛНА для Организаций:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • правила и инструкции по охране труда для работников;
  • положение о порядке хранения и использования персональных данных;
  • положение об оплате труда работников.

Необязательные ЛНА, но рекомендуемые:

  • положение о командировках;
  • положение о премировании;
  • положение о ненормированном рабочем дне.

Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.

Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.

ВАЖНО: трудовой договор должен быть создан на базе ЛНА, расхождений быть не должно.

Работа с кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса

В первую очередь проверьте ТД на различия с локально-нормативными актами и на наличие:

  • пунктов, отражающих права и обязанности работодателя и работника;
  • перечня обязательных условий, утвержденных ТК РФ, для внесения в трудовой договор.

ПОМНИТЕ: Проверка трудовых договоров занимает большое количество времени, потому что нужно проверить трудовые договоры всех работников.
Нельзя провести аудит, сделав выборочную проверку работников.

На основании ТД работника, проверяется:

  • приказ на прием работника (в нем важно наличие обязательных условий и чтобы они не отличались от условий ТД);
  • должностная инструкция (наличие обязательных глав, соответствие должности, требований, знаний и функционала к текущей деятельности работника).

ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..

Во вторую очередь, проверьте книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, потому что в нее вносится информация о принятом работнике на основании приказа на прием:

  • внесен ли каждый принятый работник, номер и дата приказа о приеме работника на работу;
  • правильно ли записан номер трудовой книжки работника;
  • верно ли указаны должность и отдел работника.

ВАЖНО: книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть обязательно пронумерована, прошита и опломбирована. Книгу учета нужно заполнять внимательно, не допуская ошибок, в ней не допускаются перечеркивания и использование корректирующих средств. За неправильное оформление и за отсутствие книги учета, ГИТ может оштрафовать организацию:

Первичное нарушение

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
  • для организации – от 50 000 до 70 000 руб.

В третью очередь проверяем оставшиеся приказы по личному составу.

К ним относятся приказы о:
  • переводе работника;
  • предоставлении отпуска;
  • направлении работника в командировку;
  • поощрении работника;
  • увольнении работника;
  • изменении персональных данных.

ПОМНИТЕ: все приказы, кроме приказа об изменения персональных данных, формируются в программах баз данных для автоматизации бизнеса. Поэтому проверьте реестры кадровых документов, заведенных в базе:

  • сформируйте список документов за необходимый период;
  • проверьте наличие оригиналов, наличие правильного заполнения и присутствие всех подписей документов из списка.

Для проверки приказов об изменении персональных данных, необходимо поднять:

  • личные карточки Т-2 (проверяется наличие персональной информации о работнике, информации о приеме, перемещении на другую работу, об отпуске, аттестации и об увольнении работника. Не допускаются перечеркивания, исправления и использование корректирующих средств. Работник должен быть ознакомлен под подпись с личной карточкой Т- 2);
  • заявления работников на изменение персональных данных;
  • соглашения на изменения условий ТД.

Просмотреть по данным документам у кого из работников произошли изменения персональных данных и проверить приказы.

На данном этапе проверки, также стоит уделить внимание изучению штатного расписания.

ИЗ ОПЫТА: Трудовое Законодательство не обязывает работодателя иметь в наличии штатное расписание, но во многих нормативных актах есть ссылки на него. ГИТ при проверке обязательно запросит Штатное расписание организации. Поэтому лучше позаботиться о его наличии.

И в заключении, для проверки остаются приказы по основной деятельности, созданные по инициативе работодателя с целью оперативного управления ключевыми рабочими процессами. Их наличие проверяется с помощью журнала учета приказов по основной (производственной) деятельности. Если журнал в организации не предусмотрен, проверка ведется по порядковым номерам.

При проверке приказов необходимо проверить:

  • наличие всех подписей (утверждений) ответственных лиц и работников;
  • правильность формулировок целей приказов, отсутствие расплывчатых формулировок.

ИЗ ОПЫТА: для понимания, что именно и по какому сотруднику нужно восстановить, рекомендуем использовать таблицу, отмечая при проверке, каких документов не хватает, и в какие документы необходимо внести изменения.

Работа с персоналом

На данном этапе проверки запрашиваются, при нехватке, необходимые персональные документы по работающему в данный момент составу. После того как вся работа проделана, работники подписывают восстановленные документы.

ИЗ ОПЫТА: процесс восстановления кадровых документов требует от работника:

  • глубоких знаний Трудового Законодательства;
  • мониторинга последних изменений;
  • умения применять законодательство на практике;
  • быстро анализировать большой объем информации;
  • достаточное количество свободного времени, которое потребуется для качественной и результативной работы.

Если нет времени или возможности для проведения проверки своими силами, проблема решаема: позвоните, привлеките профессиональных аудиторов Talent Pool. Кадровое делопроизводство вашей компании к нужному сроку будет в полном порядке.


Узнать стоимость услуги для вашей компании

Благодарим за обращение. Мы перезвоним Вам в ближайшее время.

Оставьте, пожалуйста, свой номер телефона, что бы мы могли связаться с Вами и уточнить все нюансы.
Нажимая кнопку "Отправить" я подтверждаю, что ознакомлен и согласен с условиями Передачи информации
* Поля обязательные для заполнения